Begriffe zu Verträgen und Vertragsmanagement von A bis Z

Kurz gesagt: Bei öffentlichen Verträgen treffen BGB, Vergaberecht (GWB und VgV oberhalb, UVgO unterhalb der EU-Schwellenwerte), Vertragsbedingungen wie VOL/B und EVB-IT sowie Haushaltsrecht aufeinander. Deshalb hat dieselbe Sache oft mehrere Namen, etwa Nachtrag und Auftragsänderung oder Abruf und Einzelauftrag. Die Liste nennt zu jedem Begriff die Alltagswörter und die maßgebliche Vorschrift.

A bis D

Abnahme (auch: Endabnahme, Leistungsabnahme, Freigabe): Mit ihr beginnt bei Werkleistungen die Verjährung der Mängelansprüche (§ 634a BGB); beim Kauf zählt die Ablieferung (§ 438 BGB).

Anbietungspflicht (auch: Anbietung, Aussonderung, Archivabgabe): Der Bund bietet nicht mehr benötigte Unterlagen dem Bundesarchiv an und vernichtet nur nach dessen Verzicht (§ 5 BArchG); Länder und Kommunen nach Landesarchivgesetz.

Aufbewahrungsfrist (auch: Aufbewahrungspflicht, Archivierungsfrist, umgangssprachlich Löschfrist): Die Vergabedokumentation ist oberhalb der EU-Schwellenwerte bis zum Vertragsende, mindestens drei Jahre ab Zuschlag aufzubewahren (§ 8 Abs. 4 VgV), unterhalb mindestens drei Jahre (§ 6 Abs. 2 UVgO).

Auftragsänderung (auch: Vertragsänderung, Nachtrag, Nachtragsvereinbarung, Ergänzungsvereinbarung, Vertragserweiterung, Change Request): Eine wesentliche Änderung während der Laufzeit braucht ein neues Vergabeverfahren (§ 132 GWB oberhalb, § 47 UVgO unterhalb der EU-Schwellenwerte).

Auftragsverarbeitungsvertrag (auch: AVV, AV-Vertrag, ADV-Vertrag, Datenverarbeitungsvertrag, DPA, Data Processing Agreement): Nötig neben dem Hauptvertrag, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet; schriftlich, auch elektronisch (Art. 28 DSGVO).

Bindefrist (auch: Zuschlagsfrist, Angebotsbindefrist): Ein Zuschlag nach ihrem Ablauf ist keine Annahme, sondern ein neues Angebot der Behörde (§ 150 BGB).

BVB (auch: BVB-Miete, BVB-Planung, BVB-Kauf, alte IT-Vertragsbedingungen): Besondere Vertragsbedingungen für DV-Leistungen von 1991, weitgehend durch die EVB-IT abgelöst; als noch geltend werden BVB-Miete und BVB-Planung genannt.

De-minimis-Regel (auch: Bagatellgrenze, Geringfügigkeitsgrenze): Änderungen ohne neues Verfahren, oberhalb bis 10 Prozent (Liefer- und Dienstleistungen) bzw. 15 Prozent (Bau) und nicht über dem EU-Schwellenwert (§ 132 Abs. 3 GWB), unterhalb nach UVgO bei Liefer- und Dienstleistungen bis 20 Prozent (§ 47 UVgO).

E bis K

Einzelauftrag (auch: Abruf, Abrufauftrag, Abrufbestellung, Einzelabruf): Auftrag aus einer Rahmenvereinbarung; oberhalb der Schwellenwerte seit dem 1. Juli 2026 ohne Vorabinformation und Wartefrist (§ 134 Abs. 3 GWB).

EVB-IT (auch: EVB-IT-Vertrag, IT-Mustervertrag, EVB-IT Kauf, EVB-IT Cloud, EVB-IT System, EVB-IT Dienstleistung, EVB-IT Pflege): Ergänzende Vertragsbedingungen für IT-Leistungen zur VOL/B, mit einem Vertragstyp je Leistung, etwa Überlassung Typ A für Software auf Dauer.

Höchstmenge (auch: Höchstwert, Maximalvolumen, Obergrenze des Abrufvolumens): Ist sie erreicht, verliert die Rahmenvereinbarung oberhalb der EU-Schwellenwerte ihre Wirkung (EuGH C-23/20).

Kündigungsfrist (auch: Kündigungstermin, Frist zur Kündigung, Vorlauf): Die Kündigung muss rechtzeitig zugehen; ein letzter Tag am Wochenende verschiebt sich nicht (BGH, III ZR 172/04).

M bis S

Mängelansprüche (auch: Gewährleistung, Mängelrechte, Mängelhaftung, umgangssprachlich Garantie): Nach § 14 VOL/B zuerst Nacherfüllung, danach Selbstvornahme, Minderung, Rücktritt und Schadensersatz; Verjährung nach BGB.

Rahmenvereinbarung (auch: Rahmenvertrag, Rahmenauftrag, Rahmenabkommen): Legt für einen Zeitraum die Bedingungen späterer Einzelaufträge fest, insbesondere den Preis (§ 103 Abs. 5 GWB).

Schriftform (auch: schriftlich, Unterschrift, handschriftlich unterzeichnet, Nassunterschrift): Nur wo ein Gesetz sie vorschreibt; eigenhändige Unterschrift (§ 126 BGB), als elektronische Form mit qualifizierter Signatur (§ 126a BGB).

Stillschweigende Verlängerung (auch: automatische Verlängerung, Auto-Renewal, Verlängerungsklausel, Prolongation): Die AGB-Grenzen des § 309 Nr. 9 BGB gelten gegenüber Behörden nicht (§ 310 Abs. 1 BGB).

T bis Z

Textform (auch: E-Mail-Form, elektronische Textform): Lesbare Erklärung mit Namen auf dauerhaftem Datenträger, ohne Unterschrift, etwa E-Mail (§ 126b BGB); keine Schriftform.

Verlängerungsoption (auch: Option, Optionsrecht, Verlängerungsrecht): Stand sie klar in den Vergabeunterlagen, ist die Verlängerung oberhalb der EU-Schwellenwerte ohne neues Verfahren zulässig (§ 132 Abs. 2 GWB); sie zählt zum Auftragswert (§ 3 VgV).

Verpflichtungsermächtigung (auch: VE, Verpflichtungsrahmen, Bindungsermächtigung): Ermächtigung im Haushaltsplan für Verpflichtungen in künftigen Jahren; im Bund außer für laufende Geschäfte (§ 38 BHO), in Bayern und Nordrhein-Westfalen für kommunale Investitionen (Art. 67 GO, § 85 GO NRW).

Vertragsmanagement (auch: Vertragsverwaltung, Contract Management, Vertragscontrolling, Vertragsbetreuung): Führung der Verträge mit Laufzeitende, Verlängerung, Kündigungsfrist und Vorwarnfrist; eVertrag ist das Vertragsmanagement in eVorgang.

Vertragsregister (auch: Vertragskataster, Vertragsdatenbank, Vertragsübersicht, Vertragsliste, Vertragsverzeichnis): Übersicht aller Verträge, in der Praxis mit Jahresbeträgen eine Grundlage der Haushaltsplanung. In eVorgang heißt es „Verträge“.

Vertragsstrafe (auch: Pönale, Konventionalstrafe, Strafzahlung): Mit VOL/B bis zur Schlusszahlung geltend zu machen, sonst bei der Annahme vorzubehalten (§ 11 VOL/B, § 341 BGB).

VOL/B (auch: Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil B, allgemeine Vertragsbedingungen): In der Regel Teil von Liefer- und Dienstleistungsverträgen (§ 29 VgV, § 21 UVgO); für Bau gilt die VOB/B.

Wartefrist (auch: Stillhaltefrist, Stand-still-Frist, Informationsfrist, Vorabinformation): Oberhalb der EU-Schwellenwerte 15 Kalendertage nach Absendung der Vorabinformation, elektronisch 10 (§ 134 GWB).

Zuschlag (auch: Auftragserteilung, Beauftragung, Auftragsvergabe, Bestellung, Zuschlagserteilung, Annahme des Angebots): Annahme des Angebots; mit ihm kommt der Vertrag in der Regel zustande.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Ist ein Nachtrag dasselbe wie eine Auftragsänderung? · Ist eine E-Mail Schriftform oder Textform? · Verschiebt sich der letzte Kündigungstag, wenn er auf einen Sonntag fällt?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.