Vorgangsakte für Verwaltungen
Eine Akte vom Eingang bis zum Vertrag.
Post, Beschaffung, Dokumente, Zeichnung und Vertragsfristen unter einem Aktenzeichen. Eingerichtet von Ihrer Verwaltung, ohne Programmierung.
- Der Assistent zeigt in jeder Akte den nächsten Schritt
- Am Schreibtisch, am Tablet und am Telefon
- Regeln, Vorlagen und Abläufe selbst einstellen
- Gehostet in Deutschland, je Verwaltung getrennt
- 1
- Akte je Vorgang, vom Eingang bis zum Vertrag
- 3
- Geräte, eine Oberfläche: Schreibtisch, Tablet, Telefon
- 100%
- Betrieb in Deutschland, je Verwaltung getrennt
- 0
- Zeilen Code für eigene Regeln, Vorlagen und Abläufe
Bausteine, die ineinandergreifen.
Jede Verwaltung nutzt die Bausteine, die sie braucht. Alles landet in derselben Akte, unter demselben Aktenzeichen.
Eine Beschaffung läuft durch Antrag, Prüfung, Vergabe und Zeichnung. Am Ende steht der Vertrag mit seinen Fristen im Register.
Rundgang
Ein Arbeitstag in eVorgang.
So sieht es aus, wenn alles an einer Stelle liegt.
Was heute ansteht
Nach der Anmeldung sehen Sie, was heute ansteht, aus allen Akten, die Sie sehen dürfen: überfällige Fristen zuerst, dann die der nächsten sieben Tage, was Ihnen zugewiesen ist und wo Sie jemand in einem Vermerk erwähnt hat. Jede Zeile öffnet ihre Akte.
Ohne Schulung loslegen
Der Assistent zeigt den nächsten Schritt.
Wer neu ist, muss die Abläufe nicht auswendig kennen.
In jeder offenen Akte steht der Knopf Assistent. Er sagt, was als Nächstes zu tun ist und wer es tun kann. Hält etwas den Vorgang auf, nennt er den Grund und den Ausweg, etwa eine fehlende Angabe oder eine Regel, die die Verwaltung noch anlegen muss.
- Er erledigt nichts selbst: Jeder Klick öffnet dasselbe Formular wie in der Akte, mit derselben Bestätigung und demselben Eintrag im Protokoll.
- Am Schreibtisch steht er als Spalte neben der Akte, am Telefon als Blatt.
- Zu jedem Schritt öffnet ein Link den passenden Abschnitt im Handbuch.
- Geübt wird vorher in einer eigenen Übung mit Drehbüchern. Dort geht keine Mail hinaus, und keine echte Akte wird berührt.
Auch unterwegs
Die ideale Übersicht, auch unterwegs.
Eine Oberfläche für Schreibtisch, Tablet und Telefon.
Am großen Bildschirm stehen Liste und Akte nebeneinander. Auf dem Tablet im Hochformat und am Telefon wird daraus eine App: Die Wege liegen in einer Leiste am unteren Rand, jede Akte öffnet als eigene Seite. Inhalt und Handgriffe bleiben dieselben.
- Mein Tag sammelt Fristen, Zuweisungen und Erwähnungen aus allen Akten, überfällige zuerst.
- Im Arbeitskorb steht je Vorgang eine Karte mit Aktenzeichen, Phase, Team und nächster Frist.
- Was auf Ihre Prüfung oder Zeichnung wartet, steht in der Leiste unter Zeichnung.
- Hell, Dunkel und die Dichte der Listen stellt jede Person im Profil ein.
Einstellungen
Ihre Abläufe, von Ihrer Verwaltung eingestellt.
Regeln, Vorlagen und Wege pflegen Sie selbst, ohne Programmierung. Zwei Beispiele aus der Verwaltung:
Vergaberegeln
Verfahren nach Auftragswert
Sie legen fest, ab welchem Auftragswert welches Verfahren gilt, etwa Direktauftrag, Verhandlungsvergabe oder öffentliche Ausschreibung, und welche Vorgangsarten die Vergabe nutzen. Ohne hinterlegte Regel startet keine Vergabe.
Was Ihre Verwaltung einstellt.
Gegliedert wie die Verwaltung in eVorgang selbst.
Konten und Rollen
Sachbearbeitung und Verwaltung vergeben Sie selbst. Neue Konten aus dem Verzeichnis starten ohne Zugriff, bis jemand eine Rolle gibt.
Teams und Sichtbarkeit
Vorgänge und Postfächer gehören einem Team. Dann sehen sie das Team und die Beteiligten, sonst niemand außer der Verwaltung.
Anmeldung über Ihr Verzeichnis
Microsoft Entra ID, Keycloak oder ADFS per OpenID Connect, beschränkt auf Ihre Domains. Dazu eigene Konten mit zweitem Faktor.
Worauf Sie sich verlassen können.
Betrieben von calHelp als begleiteter Dienst, gebaut für öffentliche Stellen.
Gehostet in Deutschland
Betrieb durch calHelp in einem Rechenzentrum in Deutschland, mit AVV und dokumentierten TOMs.
Jeder Mandant für sich
Eigene Daten, eigene Dateien, eigene Schlüssel je Verwaltung. Die Trennung ist durch Tests abgesichert.
Fälschungssicheres Protokoll
Freigabe, Zuschlag, Zeichnung und jeder Phasenwechsel landen in einem hash-verketteten Protokoll.
Anmeldung per SSO
Entra ID, Keycloak oder ADFS über OpenID Connect, dazu eigene Konten je Mandant.
Barrierefrei gebaut
WCAG 2.2 AA ist Vorgabe für jede Seite. Zustände erkennt man immer auch am Text, nie nur an der Farbe.
KI nur mit Einwilligung
Optional, mit eigenem KI-Dienst. Die KI formuliert Entwürfe, sie entscheidet nicht, und ihre Texte sind gekennzeichnet.
Wie eVorgang entsteht.
eVorgang wird KI-gestützt entwickelt. Coding-Agenten schreiben Code und Tests, ein Mensch steuert, prüft und gibt frei. Alles, was Verschlüsselung, Protokoll, Rechte, externe Links oder Signatur berührt, prüft ein Mensch eigens.
Das verändert vor allem das Tempo: Was in herkömmlicher Entwicklung Wochen bis Monate je Baustein braucht, entsteht in Tagen. Den Takt geben deshalb nicht Programmierstunden vor, sondern Ihre Entscheidungen und Abnahmen.
eVorgang steht auf einem Unterbau, den calHelp auch für andere Produkte nutzt: Mandantentrennung, Einwilligungen, Verschlüsselung und Updates kommen von dort. Was eine Verwaltung anders braucht, ist Einstellung des Mandanten und kein Sondercode.
So kommt eVorgang in Ihre Verwaltung.
Gespräch
Wir gehen Ihre Abläufe durch und halten fest, was eVorgang dafür einstellen muss.
Ausprobieren
Im Übungsmandanten mit eigener Adresse und Drehbüchern, getrennt von echten Daten.
Einrichten
Postfächer, Anmeldung, Vergabe- und Zeichnungsregeln, Vorlagen auf Ihrem Briefkopf.
Begleitet starten
Baustein für Baustein, mit Einarbeitungsassistent und Handbuch an jeder Seite.
Häufige Fragen zu eVorgang
Brauchen wir ein Dokumentenmanagementsystem dazu?
Nein. eVorgang hält Dokumente, Fassungen und Zeichnungen am Vorgang selbst. Ein vorhandenes DMS muss nicht das führende System sein.
Brauchen unsere Leute eine Schulung?
Kaum. Der Assistent zeigt in jeder Akte den nächsten Schritt und erklärt, warum ein Schritt gerade nicht geht. Vorher übt jede Person in einer eigenen Übung mit Drehbüchern, in der keine Mail hinausgeht. Das Handbuch ist von jedem Schritt aus verlinkt.
Funktioniert eVorgang auf Tablet und Telefon?
Ja, im Browser, ohne eigene App. Am Telefon und am Tablet im Hochformat stehen die Wege in einer Leiste am unteren Rand, Inhalt und Handgriffe sind dieselben wie am Schreibtisch.
Welche Signatur nutzt eVorgang?
Intern und extern die einfache elektronische Signatur: gezeichnet wird gegen den Hash der eingefrorenen Fassung, jede Zeichnung steht im Protokoll. Die qualifizierte elektronische Signatur für Einzelfälle ist geplant.
Muss der Vertragspartner ein Konto anlegen?
Nein. Er bekommt einen Link per E-Mail und zeichnet im Browser. Auf Wunsch erinnert eVorgang von selbst, wenn die Zeichnung ausbleibt.
Wo liegen unsere Daten?
In einem Rechenzentrum in Deutschland, betrieben von calHelp. Jede Verwaltung ist ein eigener Mandant mit eigenen Schlüsseln. Auftragsverarbeitungsvertrag und TOMs gehören zum Abo.
Lässt sich eVorgang an unsere Abläufe anpassen?
Ja, über Einstellungen: Vorgangsarten, Felder, Vergaberegeln, Zeichnungsregeln, Vorlagen und Textbausteine pflegt Ihre Verwaltung selbst. Ohne hinterlegte Vergaberegel startet keine Vergabe.
Ist KI Pflicht?
Nein. KI ist ab Werk aus. Wer sie nutzt, willigt ein und bekommt einen eigenen KI-Dienst. Die KI schlägt Formulierungen vor, entschieden wird nach Regeln und von Menschen.
Wie können wir eVorgang kennenlernen?
Sprechen Sie uns an. Im Gespräch zeigen wir eVorgang an einem Beispielvorgang aus Ihrem Alltag und gehen mit Ihnen durch, wie Ihre Vorgangsarten und Regeln darin aussähen.
Kennenlernen
eVorgang an Ihrem Vorgang sehen.
Ein Gespräch über Ihre Abläufe, danach eine Vorführung an einem Beispiel aus Ihrem Alltag.