Bedarfsbegründung: Was in den Beschaffungsantrag (Bedarfsanmeldung) gehört

Kurz gesagt: Eine Bedarfsbegründung (auch Bedarfsanmeldung, Bedarfsanforderung oder Beschaffungsantrag) legt dar, was gebraucht wird, in welcher Menge, ab wann und warum, welche Alternativen geprüft wurden und was die Beschaffung voraussichtlich kostet. Haushaltsrechtlich steht dahinter die Notwendigkeitsprüfung: Im Bund dürfen nach § 6 BHO nur Ausgaben berücksichtigt werden, die zur Erfüllung der Aufgaben notwendig sind; die Länder haben entsprechende Vorschriften in ihren Landeshaushaltsordnungen. Die übliche Inhaltsliste ist Verwaltungspraxis, keine abschließende Rechtsvorschrift.

Warum der Bedarf begründet wird

Die Notwendigkeitsprüfung beantwortet, ob der Bedarf überhaupt besteht. Hinzu kommt die angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung für jede finanzwirksame Maßnahme (im Bund § 7 Abs. 2 BHO, in den Ländern gleichlautend über § 6 Abs. 2 HGrG): Für eine Bürobestellung reicht ein kurzer, dokumentierter Preis- und Leistungsvergleich, ein IT-Großprojekt braucht eine ausführliche Untersuchung mit Alternativen.

Was hineingehört

Gegenstand, Menge, Zeitpunkt: was genau, wie viel und ab wann gebraucht wird.
Notwendigkeit: welche Aufgabe ohne die Beschaffung nicht erfüllt wird.
Alternativen: In der unmittelbaren Bundesverwaltung verlangt die AVV Klima (§ 2) bei der Bedarfsprüfung, Miete, Leasing, Reparatur oder Gebrauchtes mitzudenken.
Kostenschätzung: der geschätzte Auftragswert. Maßgeblich ist nach § 3 Abs. 1 VgV (oberhalb der EU-Schwellenwerte unmittelbar, darunter zur Abgrenzung) der Gesamtwert ohne Umsatzsteuer einschließlich Optionen und Verlängerungen. Eine Markterkundung ist dafür zulässig, ein Vergabeverfahren nur zur Preisermittlung nicht (§ 28 VgV, § 20 UVgO).
Fachlicher Teil der Leistungsbeschreibung, soweit er schon feststeht.

Wer was liefert

Bedarfsträger (Fachabteilung, anfordernde Stelle) und Beschaffungsstelle (Vergabestelle) sind keine Gesetzesbegriffe, sondern Organisationsbegriffe; den Zuschnitt regelt jede Behörde selbst. Typisch liefert der Bedarfsträger Bedarfsbegründung, fachliche Leistungsbeschreibung und Kostenschätzung. Die Beschaffungsstelle wählt die Verfahrensart, führt das Verfahren und erteilt den Zuschlag. Die Korruptionspräventionsrichtlinie des Bundes verlangt, Bedarfsbeschreibung und Vergabeverfahren organisatorisch zu trennen, möglichst auch die Abrechnung (Nr. 11.2). In Bayern ist diese Trennung nach der KorruR (Nr. 7.1.3) anzustreben; in den übrigen Ländern ist das eigene Landesrecht maßgeblich.

In eVorgang

Eine Beschaffung ist in eVorgang ein Vorgang wie jeder andere, wenn die Organisation den Baustein beschaffung hat. Die Startvorlage bringt die Vorgangsart „Beschaffung“ mit den Phasen „Antrag“, „Prüfung“, „Vergabe“, „Vergeben“ und „Erledigt“; der Antrag ist die erste Phase. „Unterlagen nachfordern“ verlangt eine Begründung und setzt 14 Tage Frist. Mehr dazu im Handbuch: Beschaffung: Den Antrag anlegen.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Was gehört in eine Bedarfsbegründung? · Wer schreibt die Bedarfsbegründung, die Fachabteilung oder die Vergabestelle?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.