Rechnung prüfen und bezahlen: sachlich und rechnerisch richtig, Funktionstrennung, Zahlungsfrist

Kurz gesagt: Bei der Rechnungsprüfung übernimmt nach den Verwaltungsvorschriften zu § 70, etwa in Brandenburg und Bayern, mit „sachlich richtig“ die zeichnende Person die Verantwortung, dass die Leistung geboten war, vertragsgemäß und vollständig erbracht wurde und wirtschaftlich verfahren wurde; mit „rechnerisch richtig“ bestätigt sie, dass Betrag und Berechnungen stimmen. Erst danach wird die Zahlung angeordnet; wer anordnet, darf nicht zugleich die rechnerische Richtigkeit bescheinigen (so ausdrücklich Brandenburg). Bezahlt wird oberhalb der EU-Schwellenwerte in der Regel binnen 30 Tagen nach Eingang der prüfbaren Rechnung (§ 29 Abs. 3 VgV); ein Zahlungsziel über 60 Tage ist unwirksam (§ 271a Abs. 2 BGB).

Was die Feststellungsvermerke bedeuten

Wer „sachlich richtig“ zeichnet, muss die Lieferung oder Leistung tatsächlich geprüft haben, etwa anhand von Wareneingang und Abnahmevermerk. Wer welche Feststellung trifft, regeln die Verwaltungsvorschriften zu § 70 und die Hausregeln, etwa in Brandenburg (Anlage 28 zu den VV zu §§ 70 ff. LHO) und Bayern (VV zu Art. 70 BayHO). Im Bund gelten die VV-ZBR BHO, neu gefasst am 25. Juni 2025, in den übrigen Ländern die eigenen Vorschriften. Verantworten mehrere Personen, sieht Brandenburg Teilbescheinigungen vor.

Funktionstrennung: bestellen, feststellen, anordnen

Zahlungen leisten im Bund nur Kassen und Zahlstellen, und nur auf schriftliche oder elektronische Anordnung (Auszahlungsanordnung, § 70 BHO); die Länder regeln das entsprechend. Vor der Anordnung steht die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit.

Auch die Korruptionsprävention verlangt Trennung: Die Richtlinie des Bundes trennt Bedarfsbeschreibung und Vergabeverfahren, möglichst auch die Abrechnung (Nr. 11.2), und sieht in gefährdeten Arbeitsgebieten das Mehr-Augen-Prinzip vor (Nr. 3.1). In Bayern ist die Trennung von Bedarfs-, Vergabe- und Abrechnungsstellen anzustreben (KorruR Nr. 7.1.3). Dass eine Person bestellt, den Wareneingang bestätigt und die Zahlung anordnet, ist mit diesen Grundsätzen in der Regel nicht vereinbar; maßgeblich sind die Hausregeln. Nach Fachbeiträgen hat das Vergabebeschleunigungsgesetz daran nichts geändert: Das Vier-Augen-Prinzip entfällt seit 1. Juli 2026 nur bei der Öffnung elektronisch eingereichter Angebote oberhalb der EU-Schwellenwerte.

Zahlungsfrist

Eine Zahlungsfrist von mehr als 30 Tagen nach Empfang der Leistung ist für öffentliche Auftraggeber nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und sachlich gerechtfertigt ist; mehr als 60 Tage sind unwirksam (§ 271a Abs. 2 BGB). Weil oberhalb der EU-Schwellenwerte die 30 Tage nach § 29 Abs. 3 VgV, gültig seit 1. Juli 2026, ab Eingang der prüfbaren Rechnung laufen, sind Rechnungseingang und Prüfdauer zu überwachen, sonst drohen Verzugszinsen.

In eVorgang

Feststellung und Anordnung laufen im Haushalts- oder Kassensystem: Eine Anbindung an die Finanzbuchhaltung ist in eVorgang nicht enthalten, ebenso wenig ein E-Rechnungsempfang. Eine Rechnung, die als Mailanhang ankommt, liegt als Dokument in der Akte.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Was bedeutet „sachlich richtig“ und „rechnerisch richtig“, und darf ich beides selbst zeichnen? · Darf dieselbe Person bestellen, den Wareneingang bestätigen und die Zahlung anordnen? · Innerhalb welcher Frist müssen wir Rechnungen bezahlen?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.