E-Rechnung an Behörden: Pflicht für Lieferanten, Leitweg-ID, OZG-RE und XRechnung

Kurz gesagt: Lieferanten des Bundes müssen seit 27. November 2020 elektronische Rechnungen stellen (§ 3 E-Rechnungsverordnung, ERechV); ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach Direktaufträgen bis 1.000 Euro. Bundesbehörden empfangen E-Rechnungen nur noch über die OZG-RE, die frühere ZRE ist abgeschaltet. Damit die Rechnung ankommt, braucht der Lieferant die Leitweg-ID der Behörde, am besten schon mit der Bestellung. Gültig ist XRechnung 3.0, eine Signatur ist nicht nötig. Länder und Kommunen regeln die Pflicht im eigenen Landesrecht.

Bund: Pflicht, Ausnahmen, Pflichtangaben

Die Ausnahme bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 ERechV) hängt nicht an der Direktauftragsgrenze von 50.000 Euro: Ein Direktauftrag über 1.000 Euro an den Bund ist elektronisch abzurechnen. Die umsatzsteuerliche Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) gilt nicht für die Pflichten aus der ERechV.

Neben den umsatzsteuerlichen Angaben muss die E-Rechnung an eine Bundesbehörde die Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers enthalten (§ 5 Abs. 1 ERechV), dazu Lieferanten- und Bestellnummer, wenn die Behörde sie mitgeteilt hat. Leitweg-ID und Bestellnummer gehören deshalb in Bestellung oder Zuschlag.

Länder und Kommunen

Baden-Württemberg verpflichtet Lieferanten des Landes zur E-Rechnung; nach Lieferanteninformationen gilt das seit 1. Januar 2022, Rechnungen bis 1.000 Euro netto sind ausgenommen. Bayern verpflichtet Rechnungssteller bis auf Weiteres nicht, verlangt aber seit 18. April 2020 von Auftraggebern, insbesondere Behörden des Freistaats und Kommunen, E-Rechnungen ab 1.000 Euro netto zu empfangen (Art. 18 Abs. 2 BayDiG). Nach der Richtlinie 2014/55/EU mussten auch Kommunen ab 18. April 2020 E-Rechnungen empfangen können. Für die übrigen Länder ist das eigene Landesrecht maßgeblich.

Leitweg-ID, OZG-RE, XRechnung und Signatur

Leitweg-ID: die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers aus Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer, vergeben vom Auftraggeber; in der XRechnung steht sie im Feld BuyerReference (BT-10). Lieferanten brauchen keine eigene.
OZG-RE: seit 20. September 2025 die einzige Rechnungseingangsplattform des Bundes; Wege sind Weberfassung, Hochladen, E-Mail und Peppol.
XRechnung (nach der Norm EN 16931): gültig ist Version 3.0, mindestens bis 31. Juli 2027. Version 4.0 liegt nur als Vorversion vor.
Signatur: Nach § 14 Abs. 3 UStG muss eine E-Rechnung nicht signiert sein; eine fehlende Signatur ist kein Rückweisungsgrund.

In eVorgang

Ein E-Rechnungsempfang ist in eVorgang nicht enthalten, auch keine Verarbeitung von XRechnung oder ZUGFeRD. Kommt eine Rechnung als Mailanhang in ein Funktionspostfach, liegt sie als Dokument in der Akte, wird aber nicht als Rechnung ausgelesen. Der Textbaustein „Rechnungslegung per E-Rechnung“ im Beispielsatz bittet Auftragnehmer, elektronisch abzurechnen; die Rechnungsanschrift darin passt die Organisation vorher an. Mehr dazu im Handbuch: Vorlagen und Textbausteine.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Ab welchem Betrag muss ein Lieferant dem Bund eine E-Rechnung schicken? · Was ist eine Leitweg-ID, und woher bekommt der Lieferant sie? · Muss eine E-Rechnung elektronisch signiert sein?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.