Was eVorgang nicht kann: keine eVergabe, keine E-Rechnung, keine Texterkennung, keine Store-App

Kurz gesagt: eVorgang ist eine Vorgangsakte, keine Vergabeplattform und kein Archivsystem. Nicht enthalten sind Bekanntmachung und Bieterportal (eVergabe), der Empfang von E-Rechnungen, eine Anbindung an die Finanzbuchhaltung, Texterkennung (OCR) für eingescannte Briefe, eine App im Store, die qualifizierte elektronische Signatur, die Anmeldung über SAML sowie PDF/A und eine Archivschnittstelle. Für die Barrierefreiheit sind die Richtlinien WCAG 2.2 in Stufe AA der Maßstab; ein Prüfbericht ist nicht belegt.

Keine Vergabeplattform

eVorgang veröffentlicht keine Bekanntmachungen, hat kein Bieterportal, nimmt keine Angebote elektronisch über ein Portal entgegen und kennt keine verschlossene Angebotsöffnung. Bieter werden per Mail aus der Akte angefragt, Angebote erfasst die Sachbearbeitung von Hand. Für förmliche Ausschreibungen ist eine Vergabeplattform nötig.

Keine E-Rechnung, keine Buchhaltung, keine Archivschnittstelle

E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfängt, prüft und verarbeitet eVorgang nicht. Der Textbaustein „Rechnungslegung per E-Rechnung“ bittet Auftragnehmer nur um eine E-Rechnung; eine Rechnung im Mailanhang ist nur ein Dokument der Akte. Bestellung, Mittelbindung und Buchung fehlen. Daten verlassen eVorgang nur als CSV des Vertragsregisters (eVertrag, das Vertragsmanagement in eVorgang) oder als ZIP-Export einer Akte. PDF/A und eine Aussonderungsschnittstelle wie xdomea sind nicht enthalten.

Keine Texterkennung, keine App im Store

Eingescannte Dokumente ohne Text sind nur über ihren Namen auffindbar. Statt einer App im App Store oder bei Google Play läuft eVorgang im Browser und passt sich Telefon und Tablet an; ein Installieren als Web-App beschreibt das Handbuch nicht.

Keine qualifizierte Signatur, kein SAML, kein Prüfbericht

Jede Zeichnung, intern wie durch Externe, ist eine einfache elektronische Signatur nach Art. 3 Nr. 10 der EU-Verordnung eIDAS, weder fortgeschritten noch qualifiziert, ohne Siegel und qualifizierten Zeitstempel. Die Anmeldung über das Verzeichnis der Organisation läuft nur über den Standard OpenID Connect, nicht über SAML, auch für ADFS und Entra ID. Laut Handbuch ist alles per Tastatur bedienbar; ein Prüfbericht, ein BITV-Test oder eine Erklärung zur Barrierefreiheit ist nicht belegt.

Rechtlicher Hintergrund

Oberhalb der EU-Schwellenwerte werden Angebote grundsätzlich elektronisch eingereicht (§ 97 Abs. 5 GWB, §§ 9 und 53 VgV). Unterhalb gilt dasselbe seit 2020 nach § 38 UVgO, wo sie anzuwenden ist, mit Ausnahmen etwa bis 25.000 Euro netto. Lieferanten des Bundes müssen seit 27. November 2020 von Ausnahmen abgesehen elektronisch abrechnen (§ 3 ERechV); Bundesbehörden empfangen über ihre Rechnungseingangsplattform OZG-RE, Länder und Kommunen nach eigenem Recht. Die elektronische Form nach § 126a BGB verlangt eine qualifizierte Signatur. Öffentliche Stellen des Bundes müssen nach § 12a BGG auch die elektronische Aktenführung barrierefrei gestalten, Länder und Kommunen nach Landesrecht.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Können Bieter ihre Angebote direkt in eVorgang hochladen oder sehen sie eine Bekanntmachung? · Kann eVorgang E-Rechnungen empfangen oder an die Buchhaltung übergeben? · Ist eVorgang barrierefrei, und gibt es einen Prüfbericht?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.