Ersetzendes Scannen: Darf das Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet werden? (§ 7 EGovG)

Kurz gesagt: In der Regel ja: Nach dem ersetzenden Scannen, bei dem der Scan das Papier in der Akte ersetzt, wird das Papieroriginal vernichtet oder zurückgegeben, sobald die Qualität des Scans geprüft ist und keine rechtlichen Gründe entgegenstehen. Für Bundesbehörden mit E-Akte ist das der Regelfall (§ 7 EGovG), die Länder regeln es selbst. Aufgehoben wird das Papier nach Empfehlung des Bundesarchivs meist nur einige Tage bis Wochen. Nur ergänzend gescannt werden etwa Dokumente mit Schriftformerfordernis und Originale zur Rückgabe.

Scannen, prüfen, dann vernichten oder zurückgeben

Bundesbehörden mit E-Akte sollen Papierdokumente durch die elektronische Wiedergabe in der E-Akte ersetzen (§ 7 Abs. 1 EGovG). Der Scan muss nach dem Stand der Technik bildlich und inhaltlich mit dem Papier übereinstimmen. Danach sollen die Originale vernichtet oder zurückgegeben werden, sobald sie weder aus rechtlichen Gründen, etwa Rückgabepflicht oder Schriftform, noch zur Qualitätssicherung gebraucht werden (§ 7 Abs. 2 EGovG).

Für das Verfahren empfiehlt das Bundesarchiv Schutzbedarfsanalyse, Qualitätssicherung mit Transfervermerk (auch Scanvermerk), Verfahrensdokumentation und je nach Schutzbedarf eine Integritätssicherung, am besten mit qualifiziertem elektronischem Siegel.

In Nordrhein-Westfalen muss nach Landesrecht zusätzlich nachvollziehbar sein, wann und durch wen übertragen wurde (§ 10 EGovG NRW). In Bayern dürfen digitalisierte Papierdokumente vernichtet werden, soweit keine Rückgabe- oder Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 33 Abs. 3 BayDiG). Für Kommunen und die übrigen Länder ist das jeweilige Landesrecht maßgeblich.

Nur ergänzend scannen

Beim ergänzenden Scannen bleibt das Papier das Hauptstück und liegt in einer Papierrestakte neben der E-Akte (Hybridakte). Das gilt nach dem Bundesarchiv etwa für

Dokumente mit Schriftformerfordernis,
Originale, die an den Aussteller zurückgehen,
Dokumente mit wichtigen haptischen Merkmalen wie Wasserzeichen,
Überformate und gebundene Unterlagen; bei unverhältnismäßigem technischem Aufwand kann die Übertragung ganz unterbleiben (§ 7 Abs. 1 EGovG).

Doppelte Papier- und E-Akten sollen nach den Rechnungshöfen vermieden werden.

TR-RESISCAN: Maßstab, keine Pflicht zur Zertifizierung

Die BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen“ (TR-RESISCAN), Version 1.5 vom Dezember 2024, beschreibt die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Das Bundesarchiv sieht in ihr den Stand der Technik im Sinne von § 7 EGovG. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben; Eigenerklärungen sind möglich.

In eVorgang

Ein Scan liegt als Dokument verschlüsselt in der Akte; das Protokoll hält Zeitpunkt und Prüfwert der Datei fest. Texterkennung (OCR) und qualifizierte elektronische Signatur sind in eVorgang nicht enthalten; eingescannte Dokumente ohne Text sind nur über ihren Namen auffindbar. Näheres im Handbuch unter Dokumente.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Darf ich das Papieroriginal nach dem Scannen wegwerfen? · Welche Dokumente dürfen wir nicht ersetzend scannen? · Brauchen wir für das Scannen eine Zertifizierung nach TR-RESISCAN?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.