Akte, Vorgang, Dokument: Was ist der Unterschied, und wie ist ein Aktenzeichen aufgebaut?

Kurz gesagt: Ein Dokument ist ein einzelnes Schriftstück, auf Papier oder elektronisch, etwa ein Brief, eine E-Mail oder eine Datei. Ein Vorgang fasst die Dokumente eines Geschäftsvorfalls zusammen, und eine Akte bündelt Vorgänge und Dokumente unter einem eigenen Aktenzeichen. Das Aktenzeichen besteht aus dem Kennzeichen im Aktenplan und einer laufenden Nummer; das Geschäftszeichen im Briefkopf ergänzt es um das Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit.

Von oben nach unten: Aktenplan, Akte, Vorgang, Dokument

Die Registraturrichtlinie des Bundes (RegR) ordnet das Schriftgut in vier Stufen (§ 3 RegR):

• Aktenplan: der sachsystematische, an den Aufgaben der Behörde orientierte Ordnungsrahmen, gegliedert in Betreffseinheiten. Jede Behörde hat einen eigenen Aktenplan (§ 12 Abs. 1 RegR).
• Akte: eine geordnete Zusammenstellung von Dokumenten mit eigenem Aktenzeichen und eigener Inhaltsbezeichnung.
• Vorgang: die kleinste Sammlung zusammengehörender Dokumente aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls, Teil einer Akte.
• Dokument: ein einzelnes Schriftstück, papiergebunden oder elektronisch, auch Fax, E-Mail oder Datei. In der E-Akte besteht ein Dokument oft aus mehreren Dateien.

Die RegR gilt für die Bundesministerien, ist Leitlinie für den nachgeordneten Bereich und erfasst auch die elektronische Bearbeitung (§ 1 Abs. 3 RegR). Länder und Kommunen verwenden die Begriffe weitgehend gleich; maßgeblich sind dort die eigenen Regeln. Werden neben der E-Akte bestimmte Papieroriginale in einer Papierrestakte geführt, spricht man von einer Hybridakte.

Aktenzeichen und Geschäftszeichen

Das Aktenzeichen (Az., umgangssprachlich auch Aktennummer) kennzeichnet die Akte. Nach § 11 Abs. 2 RegR besteht es aus dem Aktenplankennzeichen (gegebenenfalls mit Ableitung), der Ordnungsnummer der Einzelsachakte und gegebenenfalls dem Kennzeichen einer Sondersachakte.

Das Geschäftszeichen (Gz.) reicht weiter: Es besteht aus dem Kurzzeichen der Organisationseinheit, dem Aktenzeichen und gegebenenfalls Vorgangs- und Dokumentenkennzeichen (§ 11 Abs. 1 RegR). Jedem aktenrelevanten Dokument wird ein Geschäftszeichen zugeordnet (§ 10 Abs. 1 RegR); es steht meist im Briefkopf, etwa unter „Unser Zeichen“. Wer beide gleichsetzt, übersieht die Organisationseinheit. In Ländern und Kommunen ist der Aufbau ähnlich, Einzelheiten folgen dem jeweiligen Aktenplan.

In eVorgang

Jeder Vorgang bekommt beim Anlegen ein festes Aktenzeichen aus dem Kürzel der Vorgangsart, dem Jahr und einer fortlaufenden fünfstelligen Nummer, etwa VG-2026-00042; es ändert sich nie, auch nicht beim Wechsel der Vorgangsart. Das Kürzel legt, wer die Rolle Verwaltung hat, je Vorgangsart fest. Ein Aktenplankennzeichen nach der Registraturrichtlinie ist das nicht. Näheres im Handbuch unter Einen Vorgang anlegen.

Siehe auch

• Was gehört in die Akte? E-Mails, Chatnachrichten und Telefonnotizen richtig zu den Akten nehmen
• Aufbewahrungsfristen für Akten: Was bedeutet zdA, und wie lange, wenn kein Gesetz eine Frist nennt?
• Aktenzeichen und Vorgangsakte in eVorgang: Wie entsteht das Aktenzeichen, und kann ich es ändern?
• Begriffe der E-Akte und Schriftgutverwaltung von A bis Z

Quellen

• Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR)
• Bundesarchiv: Schulung Grundwissen Schriftgutverwaltung (Skript)
• BMI: Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, Glossar

Auch gefragt: Was ist der Unterschied zwischen Akte, Vorgang und Dokument? · Wie ist ein Aktenzeichen aufgebaut, und was ist der Unterschied zum Geschäftszeichen?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.