Aktenzeichen und Vorgangsakte in eVorgang: Wie entsteht das Aktenzeichen, und kann ich es ändern?

Kurz gesagt: Jeder Vorgang bekommt in eVorgang beim Anlegen automatisch ein festes Aktenzeichen (Vorgangsnummer) aus dem Kürzel der Vorgangsart, dem Jahr und einer fortlaufenden fünfstelligen Nummer, etwa VG-2026-00042. Ändern lässt es sich nicht, auch nicht, wenn die Vorgangsart später wechselt. Unter dem Aktenzeichen liegt die ganze Vorgangsakte, die elektronische Akte (E-Akte) des Anliegens: Angaben, Mails, Dokumente, Vermerke, Fristen und Protokoll.

So entsteht das Aktenzeichen

Einen neuen Vorgang legen Sie im Arbeitskorb mit „Neuer Vorgang“ (Taste n) an: Vorgangsart wählen, Betreff eintragen, auf Wunsch Team und Startangaben, dann „Vorgang anlegen“. Ein Vorgang kann auch automatisch aus einer Mail entstehen. Das Kürzel (Präfix) aus Großbuchstaben und Ziffern, höchstens 12 Zeichen, legt die Rolle Verwaltung je Vorgangsart im Designer unter „Grunddaten“ fest. Steht das Aktenzeichen im Betreff einer Mail, findet die Mail in diese Akte.

Vorgangsart, Phasen und der nächste Schritt

Die Vorgangsart legt die Phasen (den Bearbeitungsstand), die erlaubten Übergänge, Felder und Aufbewahrungsfrist fest. Die Startvorlage bringt den „Allgemeinen Vorgang“ (Kürzel VG; „Eingang“, „In Bearbeitung“, „Rückfrage“, „Erledigt“) und die „Beschaffung“ (Kürzel BS; „Antrag“, „Prüfung“, „Vergabe“, „Vergeben“, „Erledigt“) mit, beide mit zehn Jahren Aufbewahrung; die Verwaltung passt diese Vorgabe im Designer an. Jedes Veröffentlichen erzeugt eine neue Fassung der Vorgangsart; laufende Vorgänge behalten ihre bisherige.

In der Akte stehen unter „Nächster Schritt“ nur die Übergänge aus der aktuellen Phase. Fehlen Pflichtangaben, nennt die Akte sie unter „Es fehlen:“. Jeder Phasenwechsel wird bestätigt und im Protokoll festgehalten; rückgängig machen lässt er sich nicht, zurücknehmen nur durch einen weiteren Schritt. Eine abgeschlossene Akte lässt sich nur noch lesen und exportieren.

Was nicht in den Betreff gehört

Der Betreff steht offen im Arbeitskorb, in der Suche und im Protokoll. Namen und Gesundheitsangaben gehören deshalb nicht hinein, sondern in Felder, die als „personenbezogen“ markiert sind: Sie liegen verschlüsselt, stehen in keiner Suche und Liste, und das Protokoll hält nur fest, dass sie sich geändert haben.

Rechtlicher Hintergrund

Nach der Registraturrichtlinie des Bundes (RegR) ist ein Vorgang Teil einer Akte, und das Aktenzeichen besteht aus dem Aktenplankennzeichen und einer fortlaufenden Nummer der Akte; das Geschäftszeichen, das meist im Briefkopf steht, ergänzt es um das Kurzzeichen der Organisationseinheit (§§ 3, 11 RegR). Länder und Kommunen folgen ihrem eigenen Aktenplan mit ähnlichem Aufbau. Das Aktenzeichen in eVorgang folgt der Vorgangsart und ist kein Aktenplankennzeichen. Mehr dazu in den Fachartikeln unten.

Siehe auch

• Akte, Vorgang, Dokument: Was ist der Unterschied, und wie ist ein Aktenzeichen aufgebaut?
• Was gehört in die Akte? E-Mails, Chatnachrichten und Telefonnotizen richtig zu den Akten nehmen
• Protokoll und Vermerke in eVorgang: Lässt sich nachträglich etwas ändern oder löschen?
• Begriffe in eVorgang von A bis Z: Akte, Aktenzeichen, Vergaberegel, Zeichnung, Vertragsregister

Quellen

• Handbuch: Einen Vorgang anlegen
• Handbuch: Die Akte
• Handbuch: Phasen und der nächste Schritt
• Handbuch Verwaltung: Eine Vorgangsart gestalten
• Handbuch Verwaltung: Startvorlage
• Handbuch Verwaltung: Der Feldkatalog
• Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR)
• Bundesarchiv: Schulung Grundwissen Schriftgutverwaltung (Skript)

Auch gefragt: Wie bekommt ein Vorgang sein Aktenzeichen? · Kann ich das Aktenzeichen eines Vorgangs ändern?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.