Posteingang und Funktionspostfach in eVorgang: Mails in die Akte, Microsoft 365 und IMAP

Kurz gesagt: eVorgang holt eingehende E-Mails aus Funktionspostfächern, also gemeinsamen Postfächern (Sammel- oder Gruppenpostfach, Shared Mailbox), in festem Takt ab, über Microsoft 365 oder über IMAP. Jede neue Mail kommt in die Akte, deren Aktenzeichen im Betreff steht, oder als Antwort auf eine Mail aus einer Akte in diese Akte. Passt beides nicht, eröffnet sie einen neuen Vorgang mit Vorgangsart und Team des Postfachs, ohne zuständige Person. Antworten aus der Akte gehen immer über ein Funktionspostfach hinaus, nie über das persönliche Postfach.

Zuordnung zur richtigen Akte

Neue Vorgänge aus Mails stehen im Arbeitskorb unter „Ohne Zuständigkeit“. Die Mail bleibt im Postfach und wird als gelesen markiert; in der Akte liegt sie verschlüsselt samt Original unter „Post“, ihre Anhänge zusätzlich unter „Dokumente“. Links in Mails erscheinen nur als Text, Bilder aus dem Netz werden nicht geladen, und sehr große Mails erscheinen nur mit ihrem Kopf. Namen oder Gesundheitsangaben gehören nicht in den Betreff, denn er steht offen im Arbeitskorb, in der Suche und im Protokoll.

Aus der Akte antworten

Unter „Post“ stehen „Antworten“, „Allen antworten“ und „Neue Mail“. eVorgang ergänzt das Aktenzeichen im Betreff, setzt die Signatur aus dem Briefkopf und legt die gesendete Mail in die Akte. Mailvorlagen füllen Betreff und Text vor, etwa mit Aktenzeichen und Frist; als Startvorlagen gibt es „Bieteranfrage“, „Nachforderung von Unterlagen“, „Auftragserteilung“, „Absage an Bieter“ und „Rückfrage“. Dokumente der Akte gehen in ihrer aktuellen Fassung als Anhang mit.

Postfach einrichten: Microsoft 365 oder IMAP

Postfächer richtet die Verwaltung unter Verwaltung → Post und Schriftgut → Postfächer ein, je Postfach mit Vorgangsart und Team für neue Mails und einem Abruf alle 1 bis 60 Minuten (Vorgabe 5). Für Microsoft 365 (Exchange Online) braucht es eine App-Registrierung in Entra ID mit den Rechten Mail.ReadWrite und Mail.Send für Microsoft Graph; die IT beschränkt die App in Exchange auf die Funktionspostfächer. IMAP geht nur verschlüsselt über Port 993, Antworten laufen über SMTP mit Port 587 (STARTTLS) oder 465 (TLS). Ohne SMTP holt ein IMAP-Postfach nur ab und kann nicht antworten. „Verbindung prüfen“ und „Jetzt abrufen“ testen die Einrichtung.

Rechtlicher Hintergrund

Nach § 2 Abs. 1 EGovG muss jede Bundesbehörde einen Zugang für elektronische Dokumente eröffnen, ebenso Länder und Kommunen, soweit sie Bundesrecht ausführen. Elektronische Eingänge, etwa an ein Funktionspostfach, sind dann wie Papierpost zu registrieren und der Akte zuzuordnen. Ob eine Mail in die Akte gehört, entscheidet die bearbeitende Person nach der Aktenrelevanz; das Bundesarchiv empfiehlt dafür vier Prüffragen. Mehr dazu in den Fachartikeln unten.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Wie kommt eine Mail aus unserem Funktionspostfach in die richtige Akte? · Wie richte ich ein Microsoft-365-Postfach ein, und welche Rechte braucht die App? · Kann ich aus der Akte antworten, ohne mein persönliches Postfach zu nutzen?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.