Was gehört in die Akte? E-Mails, Chatnachrichten und Telefonnotizen richtig zu den Akten nehmen

Kurz gesagt: In die Akte gehört alles, was aktenrelevant ist, gleich ob Brief, E-Mail oder Chatnachricht. Es reicht nicht, wenn eine aktenrelevante E-Mail im persönlichen Postfach oder auf dem Netzlaufwerk liegt. Entscheidendes aus Telefonaten, Chats oder Kurznachrichten wird als Vermerk verschriftlicht und zu den Akten genommen. Dokumente mit nur geringem Informationswert sind Weglegesachen und kommen nicht in die Akte.

Maßstab: die Aktenrelevanz

Ob etwas in die Akte gehört, entscheidet die bearbeitende Person. Das Bundesarchiv empfiehlt dafür in einer Handreichung von 2025 vier Prüffragen. Ist die Information nötig, um zu verstehen,

• warum der Sachverhalt bearbeitet wurde,
• wer wann wie beteiligt war,
• welche Optionen erwogen wurden,
• welche Entscheidung mit welchen Gründen getroffen wurde?

Ein Ja genügt. Auch das BVerwG stellt auf die Aktenrelevanz ab (Urteil vom 28.10.2021, 10 C 3.20, zu Twitter-Direktnachrichten). Dahinter stehen die Grundsätze der Aktenmäßigkeit und Vollständigkeit: Alles Entscheidungserhebliche gehört in die Akte. Die Pflicht zur Aktenführung folgt aus dem Rechtsstaatsprinzip und gilt auf allen Ebenen; die Prüffragen sind für den Bund formuliert und taugen als Orientierung für alle.

E-Mails: in die Akte, nicht ins Postfach

Eine E-Mail ist ein Dokument wie ein Brief (§ 3 RegR), und die E-Akte umfasst nach dem BMI-Glossar ausdrücklich alle aktenrelevanten E-Mails. Ablagen neben dem führenden System, etwa Postfach, Netzlaufwerk oder Kollaborationswerkzeuge, sollen nach den Rechnungshöfen vermieden werden, weil sie die Vollständigkeit gefährden. Scheidet die Person aus, geht mit ihrem Postfach sonst auch das Wissen verloren.

Chat, Messenger, Telefonat

Für die Bundesministerien gilt der Grundsatz der Schriftlichkeit (§ 2 RegR). Entscheidungserhebliche Informationen aus Telefonaten oder Kurznachrichten werden deshalb in der Regel verschriftlicht. Der Gesprächs- oder Aktenvermerk hält fest, was die Prüffragen verlangen: wer wann beteiligt war und was entschieden wurde. Die Akte muss den Bearbeitungszusammenhang vollständig und nachvollziehbar zeigen (§ 4 Abs. 1 RegR). Länder und Kommunen regeln das in eigenen Vorschriften.

Was nicht in die Akte muss

Weglegesachen sind Dokumente mit geringem Informationswert. Sie kommen nicht zu den Akten und werden nach der RegR nur ein Jahr aufbewahrt; Dokumente ohne Informationswert sind zu vernichten (§ 10 RegR).

In eVorgang

Mit dem Baustein posteingang kommt eine Mail aus einem Funktionspostfach in die Akte, deren Aktenzeichen im Betreff steht oder aus der die beantwortete Mail stammt; sonst eröffnet sie einen neuen Vorgang. Für Telefonate und Absprachen gibt es den Vermerk unten in der Akte; er liegt verschlüsselt und lässt sich weder ändern noch löschen. Näheres im Handbuch unter Vermerke und Erwähnungen.

Siehe auch

• Eingangsdatum ohne Eingangsstempel: Posteingang in der E-Akte registrieren und belegen
• Dokument aus der E-Akte löschen? Löschverbot, Protokollierung und was revisionssicher heißt
• Akte, Vorgang, Dokument: Was ist der Unterschied, und wie ist ein Aktenzeichen aufgebaut?
• Posteingang und Funktionspostfach in eVorgang: Mails in die Akte, Microsoft 365 und IMAP

Quellen

• Bundesarchiv: Handreichung Aktenrelevanz
• Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR)
• Bundesarchiv: Schulung Grundwissen Schriftgutverwaltung (Skript)
• Wissenschaftliche Dienste des Bundestages: Grundsätze der Aktenführung in der Bundesverwaltung
• BMI: Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, Glossar

Auch gefragt: Muss jede E-Mail in die Akte, oder reicht es, wenn sie im Postfach liegt? · Gehören Chatnachrichten oder Telefonnotizen in die Akte?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.