Akteneinsicht in die E-Akte: Wer darf Einsicht nehmen, und wie gewähren wir sie?

Kurz gesagt: Ein Recht auf Akteneinsicht haben vor allem die Beteiligten eines Verwaltungsverfahrens, soweit sie die Einsicht für ihre rechtlichen Interessen benötigen (§ 29 VwVfG des Bundes, in den Ländern deren Verwaltungsverfahrensgesetze); weitere Ansprüche können sich aus dem Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO oder dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) ergeben. Bei einer E-Akte können Bundesbehörden die Einsicht auf vier Wegen gewähren: Aktenausdruck, Anzeige am Bildschirm, Übermittlung der Dokumente oder elektronischer Zugriff (§ 8 EGovG). Grenzen setzen Entwürfe bis zum Abschluss des Verfahrens, Geheimhaltungsgründe und schutzwürdige Interessen Dritter.

Woher das Recht kommt

§ 8 EGovG schafft kein eigenes Akteneinsichtsrecht, sondern regelt nur die Form der Einsichtnahme. Das Recht ergibt sich aus anderen Vorschriften, zum Beispiel:

§ 29 Abs. 1 VwVfG: Beteiligte haben Anspruch auf Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten, soweit sie diese zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen benötigen. Das gilt für den Bund; die Länder haben eigene Verwaltungsverfahrensgesetze.
Art. 15 DSGVO und das IFG können weitere Ansprüche begründen; ihre Voraussetzungen sind hier nicht dargestellt.

Grenzen der Einsicht

Entwürfe und vorbereitende Arbeiten sind bis zum Abschluss des Verfahrens von der Einsicht ausgenommen (§ 29 Abs. 1 VwVfG). Die Einsicht kann verweigert werden, wenn Geheimhaltungsgründe oder schutzwürdige Interessen Beteiligter oder Dritter entgegenstehen (§ 29 Abs. 2 VwVfG).

Vier Wege bei der E-Akte

Soweit ein Recht besteht, können Behörden des Bundes mit E-Akte die Einsicht nach § 8 EGovG gewähren durch

einen Aktenausdruck,
die Wiedergabe der Dokumente auf einem Bildschirm,
die Übermittlung elektronischer Dokumente,
den elektronischen Zugriff auf den Akteninhalt.

§ 8 EGovG richtet sich an Behörden des Bundes; Landes- und Kommunalbehörden erfasst er nur bei Ausführung von Bundesrecht (§ 1 Abs. 2 EGovG), sonst gilt das eigene Landesrecht.

Aktenvorlage an das Verwaltungsgericht

Im Verwaltungsprozess muss die Behörde ihre Akten dem Gericht vorlegen (§ 99 Abs. 1 VwGO), E-Akten möglichst als digital durchsuchbare Dokumente. Die VwGO gilt bundesweit, also auch für Länder und Kommunen. Akteneinsicht wie Aktenvorlage setzen voraus, dass die Akte vollständig und nachvollziehbar geführt ist.

In eVorgang

Der Knopf „Akte als Datei herunterladen“ ganz unten in der Akte liefert eine ZIP-Datei mit Angaben, Dokumenten, Post und Protokoll, die sich ohne eVorgang lesen und prüfen lässt. Exportieren darf, wer die Akte sieht; jeder Export steht im Protokoll. Die Datei ist entschlüsselt und enthält auch personenbezogene Angaben; vor der Weitergabe sind Rechte Dritter und ausgenommene Entwürfe zu prüfen. Näheres im Handbuch unter Die Akte als Datei.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Wer darf in eine E-Akte Einsicht nehmen, und wie gewähren wir sie? · Müssen wir die E-Akte dem Verwaltungsgericht vorlegen?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.