Begriffe der E-Akte und Schriftgutverwaltung von A bis Z

Kurz gesagt: Die Schriftgutverwaltung ordnet Dokumente, Vorgänge und Akten nach einem Aktenplan, von der Registrierung des Eingangs bis zur Aussonderung. Im Bund regelt das für die Ministerien die Registraturrichtlinie (RegR); Länder und Kommunen verwenden die Begriffe weitgehend gleich. Die E-Akte folgt denselben Grundsätzen ordnungsgemäßer Aktenführung wie die Papierakte.

A bis D

Akte (auch: Sachakte, Fallakte, Generalakte): Geordnete Zusammenstellung von Dokumenten mit eigenem Aktenzeichen und eigener Inhaltsbezeichnung (§ 3 RegR).

Aktenplan (auch: Registraturplan, Ablageplan): Sachsystematischer, an den Aufgaben der Behörde orientierter Ordnungsrahmen für das Bilden und Kennzeichnen von Akten (§ 3, § 12 Abs. 1 RegR).

Aktenrelevanz (auch: aktenrelevant, veraktungspflichtig): Maßstab dafür, ob ein Dokument, eine E-Mail oder Chatnachricht in die Akte gehört. Nach dem Bundesarchiv genügt ein Ja auf eine von vier Fragen: warum bearbeitet wurde, wer beteiligt war, welche Optionen erwogen wurden, was mit welchen Gründen entschieden wurde.

Aktenzeichen (auch: AZ, Az.): Kennzeichen einer Akte aus dem Aktenplankennzeichen und einer fortlaufenden Nummer der Akte (§ 11 Abs. 2 RegR).

Anbietungspflicht (auch: Andienungspflicht, Abgabe ans Archiv): Pflicht, nicht mehr benötigte Unterlagen vor der Vernichtung dem zuständigen Archiv anzubieten; im Bund nach § 5 BArchG, in Ländern und Kommunen nach eigenem Archivrecht.

Aufbewahrungsfrist (auch: Aufbewahrungsdauer, Fristenkatalog): Beginnt mit der zdA-Verfügung und endet üblicherweise mit Ablauf des Kalenderjahres; nennt kein Gesetz eine Frist, legt die aktenführende Stelle sie fest, am besten in einem Fristenkatalog zum Aktenplan.

Aussonderung (auch: Aktenvernichtung, Kassation): Nach Fristablauf werden die Unterlagen dem Archiv angeboten; im Bund stellt das Bundesarchiv den bleibenden Wert fest, archivwürdige Unterlagen werden abgegeben, die übrigen vernichtet.

DMS (auch: Dokumentenmanagementsystem, Vorgangsbearbeitungssystem, VBS): IT-System, in dem Dokumente, Vorgänge und E-Akten bearbeitet werden; es erzeugt die Protokolldaten (BMI-Glossar).

Dokument (auch: Schriftstück, Datei): Einzelnes Schriftstück, auf Papier oder elektronisch, auch Fax, E-Mail oder Datei (§ 3 RegR); in der E-Akte oft aus mehreren Dateien.

E bis P

E-Akte (auch: eAkte, digitale Akte, elektronische Akte): Logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und Dokumente, einschließlich aktenrelevanter E-Mails und gescannter Papierdokumente (BMI-Glossar).

Eingangsvermerk (auch: Eingangsstempel): Hält das Eingangsdatum fest. In den Bundesministerien werden Eingänge bei elektronischer Vorgangsbearbeitung vor der Bearbeitung mit ihren Metadaten registriert (§ 7 RegR).

Ersetzendes Scannen (auch: TR-RESISCAN, Scanvermerk): Scannen, nach dem das Papieroriginal vernichtet werden kann. Den technischen Maßstab beschreibt die BSI TR-03138 (TR-RESISCAN); eine Zertifizierung ist nicht vorgeschrieben.

Funktionspostfach (auch: Organisationspostfach, Sammelpostfach): E-Mail-Postfach einer Organisationseinheit statt einer Person; in den Bundesministerien hat jedes Referat eines und prüft es mehrmals täglich (GGO-Erläuterungen).

Geschäftszeichen (auch: GZ, Unser Zeichen): Aktenzeichen ergänzt um das Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit und gegebenenfalls Vorgangs- und Dokumentenkennzeichen (§ 11 Abs. 1 RegR); es steht meist im Briefkopf.

Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung: Aktenmäßigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Aktenwahrheit, Aktenklarheit sowie Authentizität und Integrität, sodass nichts nachträglich entfernt oder verfälscht wird. Sie gelten für Papier-, Hybrid- und E-Akten gleich.

Hybridakte (auch: Papierrestakte): Vollständige E-Akte, bei der bestimmte Papieroriginale aus rechtlichen oder praktischen Gründen zusätzlich in einer Papierrestakte geführt werden.

Protokollierung (auch: Audit-Trail, Bearbeitungshistorie): Automatisierter Nachweis der Handlungen an Dokumenten, Vorgängen und Akten und des Geschäftsgangs (BMI-Glossar); § 6 Abs. 4 RegR verlangt, sie der E-Akte zuzuordnen.

R bis Z

Registraturrichtlinie (auch: RegR): Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien vom 11. Juli 2001; sie ergänzt die GGO, gilt auch elektronisch und ist Leitlinie für nachgeordnete Bundesbehörden.

Revisionssicherheit (auch: revisionssicher): Kein im Verwaltungsrecht definierter Begriff und kein Produktsiegel. Nach Auslegung folgt der Inhalt aus § 6a EGovG (Stand der Technik), dem Lösch- und Entfernungsverbot des § 4 Abs. 3 RegR und den Schutzzielen Vollständigkeit, Integrität, Authentizität und Lesbarkeit.

Schriftgutverwaltung (auch: Registratur, Records Management, Ablage): Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten, Vorgängen und Akten vom Eingang bis zur Aussonderung; im Bund geregelt in der RegR.

Transfervermerk: Vermerk der Qualitätssicherung beim ersetzenden Scannen, vom Bundesarchiv empfohlen.

Vorgang (auch: Geschäftsvorfall): Kleinste Sammlung zusammengehörender Dokumente aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls und Teileinheit einer Akte (§ 3 RegR).

Weglegesache (auch: Weglegesachen): Dokument mit geringem Informationswert, das nicht zu den Akten genommen und nach der RegR nur ein Jahr aufbewahrt wird.

Wiedervorlage (auch: Wv): Verfügung, einen Vorgang zu einem späteren Termin erneut vorzulegen; die zdA-Verfügung hebt sie auf.

xdomea (auch: XDOMEA): XÖV-Standard für Austausch und Aussonderung von Akten zwischen IT-Systemen der Verwaltung, vom IT-Planungsrat 2017 für Versand, Abgabe, Aktenplanübermittlung und Aussonderung verbindlich gemacht.

zdA-Verfügung (auch: z.d.A., zu den Akten): Schließt einen Vorgang ab; offene Verfügungen wie die Wiedervorlage enden, und in der Regel beginnt die Aufbewahrungsfrist. Die ganze Akte wird gesondert geschlossen.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Ist „revisionssicher“ ein Rechtsbegriff? · Was unterscheidet das Aktenzeichen vom Geschäftszeichen? · Was bedeutet zdA?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.