Dokument aus der E-Akte löschen? Löschverbot, Protokollierung und was revisionssicher heißt

Kurz gesagt: Ein aktenrelevantes Dokument wird in der Regel nicht aus der E-Akte gelöscht, auch wenn es falsch abgelegt oder überholt ist. Für die Bundesministerien untersagt § 4 Abs. 3 der Registraturrichtlinie (RegR), Dokumente aus der Akte zu entfernen oder bei elektronischer Bearbeitung zu löschen. Eine Fehlablage wird stattdessen nachvollziehbar umgehängt oder storniert, eine überholte Fassung durch eine neue ergänzt. „Revisionssicher“ ist kein Rechtsbegriff; gemeint sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung, der Stand der Technik und eine lückenlose Protokollierung.

Grundsatz: nichts entfernen, nichts löschen

Nach § 4 RegR müssen Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sein; elektronisch gespeicherte Informationen dürfen nur nach Beteiligung des Verfassers verändert oder gelöscht werden. Dahinter stehen die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung, die für Papier-, Hybrid- und E-Akten gleich gelten, darunter Aktenwahrheit, Vollständigkeit, Authentizität und Integrität: Nichts wird nachträglich entfernt oder verfälscht. Die Pflicht zu ordnungsgemäßer Aktenführung folgt aus dem Rechtsstaatsprinzip (Art. 20 Abs. 3 GG) und gilt auf allen Ebenen; Länder und Kommunen regeln Einzelheiten selbst.

Ein falsch oder doppelt abgelegtes Dokument verschwindet deshalb nicht spurlos; eine überholte Fassung bleibt neben der neuen stehen. Dokumente, Laufweg und Bearbeitungsschritte sind in Protokoll- und Bearbeitungsinformationen nachzuweisen (§ 6 Abs. 4 RegR); nach dem BMI-Glossar erzeugt das Vorgangsbearbeitungssystem diese Protokolldaten selbst.

Was „revisionssicher“ heißt

Im Alltag steht das Wort für manipulationssicher und unveränderbar, mit lückenloser Bearbeitungshistorie. Im Verwaltungsrecht ist Revisionssicherheit nicht definiert, auch nicht im BMI-Glossar. Nach einer Auslegung, nicht nach einem Normtext, ergibt sich der Inhalt aus:

§ 6a Satz 3 EGovG: Maßnahmen nach dem Stand der Technik für eine ordnungsgemäße Aktenführung (Behörden des Bundes),
dem Lösch- und Entfernungsverbot des § 4 Abs. 3 RegR,
den Schutzzielen Vollständigkeit, Integrität, Authentizität und Lesbarkeit (§ 18 Abs. 1 RegR),
in Baden-Württemberg etwa § 6 Abs. 3 EGovG BW, der zusätzlich Verfügbarkeit und Vertraulichkeit nennt.

Ein Herstellerversprechen „revisionssicher“ ersetzt diese Maßstäbe nicht. Für den langfristigen Beweiswert signierter Dokumente gibt es die BSI TR-03125 (TR-ESOR).

In eVorgang

Eine neue Fassung ersetzt in eVorgang nichts; alle Fassungen bleiben erhalten. Liegt ein Dokument versehentlich in der Akte, entfernt der Knopf „Zurückziehen“ es mit Pflichtbegründung endgültig; in der Zeitleiste bleibt ein Beleg mit Name und Begründung, im Protokoll bleiben die Prüfwerte. Gezeichnete oder noch aufzubewahrende Dokumente lassen sich nicht zurückziehen. Jeder Eintrag im Protokoll des Vorgangs trägt eine Prüfsumme über den vorigen (hash-verkettet), sodass eine nachträgliche Änderung auffällt. Näheres im Handbuch unter Ein Dokument zurückziehen.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Darf ich ein falsch abgelegtes Dokument aus der E-Akte löschen? · Was heißt revisionssicher, und ist das gesetzlich vorgeschrieben?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.