Protokoll und Vermerke in eVorgang: Lässt sich nachträglich etwas ändern oder löschen?

Kurz gesagt: Vermerke lassen sich in eVorgang weder ändern noch löschen, und eine neue Fassung eines Dokuments ersetzt keine alte. Als Nachweis führt jeder Vorgang ein eigenes hash-verkettetes Protokoll (Prüfpfad, Audit-Trail): Jeder Eintrag trägt eine SHA-256-Prüfsumme über die Prüfsumme des vorigen Eintrags und sich selbst, sodass eine nachträgliche Änderung oder ein fehlender Eintrag bei der Prüfung auffällt. Das Protokoll hält Schritt, Person und Zeit fest, aber keine Inhalte.

Das hash-verkettete Protokoll jedes Vorgangs

Protokolliert werden etwa Phasenwechsel, Freigabe und Zuschlag einer Beschaffung, Zeichnungen, abgelegte Dokumente mit ihrem Prüfwert und Exporte. Die Kette wird täglich auf dem Server geprüft. Ein Phasenwechsel lässt sich nicht rückgängig machen; zurücknehmen lässt er sich nur durch einen weiteren Schritt, der ebenfalls im Protokoll steht. Das Protokoll geht in jedem Export der Akte mit; die ZIP-Datei lässt sich ohne eVorgang lesen und prüfen. Davon getrennt führt eVorgang das Protokoll der Verwaltung: wer in der Verwaltung was getan hat, ohne IP-Adressen und Inhalte.

Vermerke und Dokumentfassungen bleiben unverändert

Vermerke (Aktenvermerke) schreibt man unten in der Akte (Taste v); sie liegen verschlüsselt und bleiben, wie sie geschrieben wurden. Dokumente liegen ebenfalls verschlüsselt in der Akte: Eine neue Fassung (Version) ersetzt nichts, alle Fassungen bleiben erhalten und einzeln herunterladbar, und das Protokoll hält fest, wann eine Datei hineinkam und welcher Prüfwert zu ihr gehört.

Zurückziehen eines Dokuments hinterlässt einen Beleg

Ein Dokument lässt sich mit Pflichtbegründung zurückziehen; es ist dann mit allen Fassungen endgültig weg. Als Beleg bleiben in der Zeitleiste der Akte Name und Begründung, im Protokoll die Prüfwerte aller Fassungen. Nicht zurückziehen lässt sich ein Dokument, das in einer Zeichnung steckt, gezeichnet ist, aus dem ein Vertrag entstand oder das noch aufzubewahren ist.

Was das Protokoll nicht enthält

Von personenbezogenen Feldern hält das Protokoll nur fest, dass sie sich geändert haben; Vermerke, Mails und Dokumente stehen dort nicht im Wortlaut. Auch die Vergabeakte wird nicht aus dem Protokoll erzeugt: Sie ist Teil der Akte, ihre Schritte stehen zusätzlich im Protokoll.

Rechtlicher Hintergrund

Für den Bund verlangt die Registraturrichtlinie, Laufweg und Bearbeitung in Protokollinformationen nachzuweisen (§ 6 Abs. 4 RegR) und Dokumente nicht aus der Akte zu entfernen oder elektronisch zu löschen (§ 4 Abs. 3 RegR); einige Länder haben vergleichbare Regeln, im Übrigen gilt das eigene Recht von Land und Kommune. Nach § 18 Abs. 1 RegR sind Vollständigkeit, Integrität, Authentizität und Lesbarkeit zu sichern. Ein Hashwert belegt nur die Unversehrtheit, nicht, wer etwas erstellt hat.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Kann man nachträglich etwas im Protokoll ändern? · Lässt sich ein Vermerk nachträglich ändern oder löschen?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.