KI in eVorgang: Was geht an die KI, wie ist KI-Text gekennzeichnet, und ist der Assistent eine KI?

Kurz gesagt: eVorgang schickt nur dann Text an eine künstliche Intelligenz (KI, etwa ein Sprachmodell), wenn die Organisation das ausdrücklich will. Die KI-Funktionen sind ab Werk aus: Ein Vorschlag entsteht nur, wenn der Baustein freigeschaltet ist, die Verwaltung in die KI eingewilligt hat und eine Person ihn in der Akte anfordert. Externe KI-Anbieter in der Cloud sind in der Vorgabe gesperrt, genutzt werden dann nur selbst betriebene Modelle. KI-Text ist als solcher gekennzeichnet, und der Assistent ist keine KI, sondern ein Regelwerk.

Ab Werk aus: Baustein, Einwilligung und Klick

Es gibt zwei KI-Funktionen: den KI-Vorschlag für Vorgangsart und Team zu einer eingegangenen Mail im Abschnitt „Post“ und den Vorschlag mit KI für die Begründung des Zuschlags im Abschnitt „Vergabe“. Die Bausteine dafür sind ab Werk aus und werden je Mandant freigeschaltet. Die Einwilligung erteilt die Verwaltung unter Verwaltung → Organisation → Einstellungen → KI-Einwilligung. Fehlt eine der drei Voraussetzungen, geht kein Text hinaus. In der Übung wird keine KI gefragt.

Selbst betriebene Modelle statt externer Anbieter

In der Vorgabe sperrt eine Servereinstellung externe Anbieter (AI_REQUIRE_SELF_HOSTED). Welcher KI-Dienst antwortet, stellt der Betreiber von eVorgang (Rolle Betrieb) ein; das Handbuch nennt dazu kein Modell. KI-Logs enthalten nur Modell, Status, Fehlercode und Dauer, nie Inhalte.

Was hinausgeht und wie KI-Text gekennzeichnet ist

• Posteingang: Es gehen nur Betreff und Anfang der ersten Mail hinaus, ohne Anhänge und Absender. Namen aus dem Mailkopf sowie erkannte Adressen, Rufnummern, Daten und Kontonummern werden vorher ersetzt. Eine vollständige Anonymisierung ist diese Schwärzung nicht: Ein Name, der nur im Text steht, ist nicht sicher erfasst. Der Vorschlag steht als „Von der KI vorgeschlagen“ da und wirkt erst mit „Übernehmen“.
• Zuschlagsbegründung: Es gehen nur Beträge, Rang und Punkte der Angebote hinaus, keine Bieternamen. Der Text trägt „Mit KI formuliert, bitte prüfen“, wird erst mit „Zuschlag erteilen“ übernommen und bleibt in Akte und Export als „Begründung mit KI formuliert“ erkennbar.

Die KI formuliert, entschieden wird von einem Menschen.

Der Assistent ist Regelwerk, keine KI

Der Assistent zeigt an der Akte den nächsten Schritt mit Erklärung und den Zustand aller Schritte („Offen“, „Erledigt“, „Wartet“, „Gesperrt“). Ein Klick öffnet dasselbe Formular wie der Knopf in der Akte; selbst erledigt er nichts. Er ist ein eigener Baustein und ab Werk aus.

Rechtlicher Hintergrund

Was die Wertung der Angebote und die Begründung eines Zuschlags tragen müssen, erklären die Fachartikel zu Eignung und Zuschlag und zum Vergabevermerk. In eVorgang bleibt der KI-Text ein Entwurf, bis eine Person den Zuschlag erteilt.

Siehe auch

• Eignung, Wettbewerbsregister und Zuschlag: Nachweise von Bietern und das wirtschaftlichste Angebot
• Posteingang und Funktionspostfach in eVorgang: Mails in die Akte, Microsoft 365 und IMAP
• Beschaffung in eVorgang: Vergaberegeln, Wertgrenzen, Freigabe, Zuschlag und Vergabevermerk
• Vergabevermerk und Vergabestatistik: Was muss dokumentiert und ab welchem Wert gemeldet werden?

Quellen

• Handbuch: Der KI-Vorschlag
• Handbuch: Vorschlag mit KI für die Zuschlagsbegründung
• Handbuch: Der Assistent
• Handbuch Betrieb: Die KI-Werkbank
• Handbuch Betrieb: Bausteine je Mandant

Auch gefragt: Schickt eVorgang unsere Texte an eine KI, und wenn ja, welche? · Wie erkenne ich, was die KI formuliert hat? · Was macht der Assistent, und ist er eine KI?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.