Aufbewahrung, Aussonderung und Aktenexport in eVorgang: Wie lange bleibt eine Akte, wer löscht sie?

Kurz gesagt: In eVorgang hängt die Aufbewahrungsfrist an der Vorgangsart: 1 bis 30 Jahre, gezählt ab dem Ende des Abschlussjahres. Gelöscht wird nicht automatisch: Nach Fristablauf sondert jemand mit der Rolle Verwaltung die Akte aus, danach sind ihre Inhalte endgültig weg. Wer eine Akte sieht, kann sie vollständig herunterladen, auch abgeschlossen, als ZIP-Datei mit Angaben, Dokumenten, Post und Protokoll, etwa für eine Rechnungsprüfung oder zur Anbietung an das Archiv.

Die Aufbewahrungsfrist hängt an der Vorgangsart

Die Aufbewahrungsdauer stellt die Verwaltung je Vorgangsart im Designer unter „Grunddaten“ ein. Gezählt wird ab dem 31. Dezember des Abschlussjahres: Eine 2026 abgeschlossene Akte mit zehn Jahren Aufbewahrung wird nach dem 31. Dezember 2036 fällig. Die zehn Jahre der Startvorlage sind eine Vorgabe zum Anpassen, keine gesetzliche Frist; maßgeblich sind der Fristenkatalog des Hauses und die Fachgesetze.

Aussonderung durch die Verwaltung

Fällige Akten stehen unter Verwaltung → Vorgänge → Aussonderung in der Liste „Fällig“. Ausgesondert wird erst, nachdem das Aktenzeichen abgetippt ist. Danach sind Angaben, Vermerke, Mails und Dokumente gelöscht und aus keiner Sicherung wiederherstellbar. Es bleibt nur ein Nachweis mit Aktenzeichen, Laufzeit, Tag, Person und Umfang, ohne Betreff. Akten mit einem Vertrag in Kraft oder gekündigt werden nicht ausgesondert.

Akte als Datei herunterladen

Ganz unten in der Akte steht „Akte als Datei herunterladen“. Die ZIP-Datei enthält Angaben, Dokumente, Post und Protokoll, bei einer Beschaffung auch die Vergabeakte als lesbaren Text, dazu Zeichnungen, Verträge und den Briefkopf; sie lässt sich ohne eVorgang lesen und prüfen. Exportieren darf, wer die Akte sieht, und jeder Export steht im Protokoll. Die Datei ist entschlüsselt und enthält personenbezogene Angaben im Klartext.

Anbieten an das Archiv

Eine Aussonderungsschnittstelle zu einem Archiv oder DMS ist in eVorgang nicht enthalten, etwa nach xdomea, dem Austauschstandard der Verwaltung für Akten; ebenso PDF/A. Anzubietende Unterlagen gehen als ZIP-Export hinaus; weil nach der Aussonderung nichts wiederherstellbar ist, gehört der Export davor.

Rechtlicher Hintergrund

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind Mindestfristen; sie beginnen mit dem Abschluss des Vorgangs (Verfügung zdA, zu den Akten). Vergabeunterlagen sind oberhalb der EU-Schwellenwerte bis zum Vertragsende, mindestens drei Jahre ab Zuschlag aufzubewahren (§ 8 Abs. 4 VgV), unterhalb, soweit die UVgO gilt, ebenfalls mindestens drei Jahre ab Zuschlag (§ 6 Abs. 2 UVgO). Vor dem Vernichten steht die Anbietung: im Bund nach § 5 BArchG, für Landesstellen etwa in Bayern nach Art. 6 BayArchivG und in NRW nach § 4 ArchivG NRW; in den übrigen Ländern gilt das eigene Archivgesetz, Kommunen archivieren in eigener Zuständigkeit. Dem Bundesrechnungshof sind auch elektronisch gespeicherte Daten vorzulegen (§ 95 BHO); für die Länder gelten inhaltsgleiche Landeshaushaltsordnungen.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Wie lange wird eine Akte aufbewahrt, und wer löscht sie? · Kann ich eine Akte vollständig herunterladen, etwa für eine Prüfung?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.