Aufbewahrungsfristen für Akten: Was bedeutet zdA, und wie lange, wenn kein Gesetz eine Frist nennt?

Kurz gesagt: „zdA“ heißt „zu den Akten“: Mit dieser Schlussverfügung wird ein Vorgang abgeschlossen, offene Wiedervorlagen enden, und in der Regel beginnt die Aufbewahrungsfrist. Sie endet üblicherweise mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Frist abläuft; gerechnet wird also nicht ab dem Tag, an dem ein Dokument entstanden ist. Nennt kein Gesetz eine Frist, legt die aktenführende Stelle die Aufbewahrungsdauer selbst fest, am besten zentral in einem Fristenkatalog zum Aktenplan.

zdA: Vorgang abschließen, Frist beginnt

Nach der Registraturrichtlinie für die Bundesministerien (RegR) schließt die Verfügung „zdA“ (auch z. d. A.) einen Vorgang ab; zuvor getroffene Verfügungen wie eine Wiedervorlage (Wv) sind damit aufgehoben. Die Schließung der ganzen Akte wird gesondert verfügt. In Ländern und Kommunen sind die Begriffe gleich üblich.

Wird ein Vorgang wieder aufgenommen, beginnt die Frist nach dem erneuten Abschluss neu. Beispiel: zdA im März 2026, Frist fünf Jahre, Ende mit Ablauf des Jahres 2031. Weglegesachen, Dokumente mit geringem Informationswert, kommen nicht zu den Akten und werden nach der RegR nur ein Jahr aufbewahrt.

Wenn kein Gesetz eine Frist nennt

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind Mindestfristen. Wo es keine gibt, legt die aktenführende Stelle die Frist selbst fest. Für die Bundesministerien verlangt § 19 Abs. 1 RegR, nach Abschluss der Bearbeitung Fristen festzulegen, über 30 Jahre nur ausnahmsweise. Leitsatz des Bundesarchivs: so lang wie nötig, so kurz wie möglich.

In Nordrhein-Westfalen nennt die Handreichung des Landesarchivs für die Landesverwaltung Richtwerte: 5 Jahre für Fall- und Sachakten, 10 Jahre für Generalakten. Das sind Empfehlungen, keine Rechtsnormen; Fachgesetze gehen vor. Kommunen und die übrigen Länder legen ihre Fristen nach eigenem Recht und in eigenen Fristenkatalogen fest.

Beispiel einer gesetzlichen Frist: Personalakten im Bund

Personalakten von Bundesbeamtinnen und Bundesbeamten sind nach ihrem Abschluss fünf Jahre aufzubewahren (§ 113 Abs. 1 BBG); Urlaubsunterlagen drei Jahre, zahlungsbegründende Unterlagen sechs Jahre, Versorgungsakten zehn Jahre nach der letzten Zahlung. Danach sind sie zu vernichten, sofern nicht ein Archiv sie übernimmt (§ 113 Abs. 4 BBG). Für Landesbeamte gelten die Landesbeamtengesetze.

In eVorgang

Jede Vorgangsart nennt eine Aufbewahrungsfrist von 1 bis 30 Jahren, die ab dem Ende des Abschlussjahres zählt; wer die Rolle Verwaltung hat, stellt sie im Designer auf der Karte „Grunddaten“ ein. Die Zahl ist eine Einstellung der Organisation, keine Rechtsfrist. Nach Fristablauf sondert die Rolle Verwaltung die Akte endgültig aus; es bleibt nur ein Nachweis mit Aktenzeichen, Laufzeit, Tag, Person und Umfang. Mehr dazu im Handbuch: Eine Vorgangsart gestalten.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Was bedeutet zdA, und ab wann läuft die Aufbewahrungsfrist? · Wie lange müssen wir Akten aufbewahren, wenn kein Gesetz eine Frist nennt?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.