DSGVO-Löschung trotz Aufbewahrungsfrist: Was tun, wenn jemand die Löschung seiner Daten verlangt?

Kurz gesagt: Solange die Aufbewahrungsfrist läuft, besteht in der Regel kein Anspruch auf Löschung: Das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO gilt nicht, soweit die Speicherung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Nach Fristablauf folgt die Aussonderung: Im Bund werden nach einer Auslegung aus dem Haus des Bundesdatenschutzbeauftragten (BfDI) auch Akten mit personenbezogenen Daten grundsätzlich zuerst dem Bundesarchiv angeboten und erst dann gelöscht; in Nordrhein-Westfalen schreibt das Archivgesetz dies ausdrücklich vor.

Während der Aufbewahrungsfrist: kein Löschanspruch

Die DSGVO gilt als EU-Recht für Bund, Länder und Kommunen. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung dürfen personenbezogene Daten nur so lange identifizierbar gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e). Vom Recht auf Löschung, oft „Recht auf Vergessenwerden“ genannt, nimmt Art. 17 Abs. 3 die Erfüllung rechtlicher Pflichten und öffentlicher Aufgaben (lit. b) und Archivzwecke im öffentlichen Interesse (lit. d) aus.

Für öffentliche Stellen des Bundes tritt nach § 35 BDSG bei nicht automatisierter Verarbeitung mit unverhältnismäßigem Löschaufwand die Einschränkung der Verarbeitung an die Stelle der Löschung; die Länder haben eigene Datenschutzgesetze.

Nach Fristablauf: erst anbieten, dann löschen

Stellen des Bundes bieten nicht mehr benötigte Unterlagen dem Bundesarchiv an (§ 5 BArchG). Wegen einer Löschpflicht ausgenommen sind nur Unterlagen, die nach gesetzlichen Vorschriften gelöscht werden müssen und nicht ersatzweise angeboten werden dürfen (§ 6 Abs. 2 Nr. 2 BArchG). Gemeint sind nach einem Vortrag aus dem Haus des BfDI (2024) spezifische fachrechtliche Löschvorschriften, nicht Art. 17 DSGVO. Das ist Auslegung einer Aufsichtsbehörde; im Einzelfall werden Datenschutzbeauftragte und Archiv beteiligt.

In Nordrhein-Westfalen sind ausdrücklich auch Unterlagen mit personenbezogenen Daten anzubieten, die nach Datenschutzrecht gelöscht werden müssten oder könnten (§ 4 Abs. 2 ArchivG NRW). Kommunen archivieren in NRW und Bayern selbst; die übrigen Länder regeln das in ihren Archivgesetzen.

Löschkonzept und Fristenkatalog abstimmen

Die vorgesehenen Löschfristen gehören in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO); ein Löschkonzept ordnet jeder Datenart eine Frist und einen Auslöser zu. Die Aufbewahrungsfristen legt die aktenführende Stelle im Fristenkatalog zum Aktenplan fest. Beide Listen müssen zueinander passen.

In eVorgang

Ein Dokument, das noch aufzubewahren ist, lässt sich in eVorgang nicht zurückziehen. Nach Fristablauf sondert die Rolle Verwaltung die Akte endgültig aus; sie ist aus keiner Sicherung wiederherstellbar, es bleibt ein Nachweis ohne Betreff. Die Anbietung an das Archiv ist deshalb vorher zu klären. Mehr dazu im Handbuch: Aussonderung.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Bürgerin verlangt Löschung nach DSGVO, die Aufbewahrungsfrist läuft aber noch: was tun? · Müssen wir auch Akten mit personenbezogenen Daten dem Archiv anbieten?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.