Barrierefreiheit der E-Akte: Muss auch intern genutzte Software barrierefrei sein? (§ 12a BGG)

Kurz gesagt: Ja, für Bundesbehörden ausdrücklich: Nach § 12a Abs. 1 BGG müssen auch elektronisch unterstützte Verwaltungsabläufe barrierefrei sein, einschließlich der Verfahren zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Das gilt für Intranet und intern genutzte Software, nicht nur für Websites; umzusetzen war das spätestens bis zum 23. Juni 2021. Maßstab ist die BITV 2.0, und die Anforderungen gehören schon in Planung, Ausschreibung und Beschaffung. Länder und Kommunen regeln das in ihren Landesgesetzen.

Bund: § 12a BGG erfasst auch interne Anwendungen

Das Behindertengleichstellungsgesetz verpflichtet die öffentlichen Stellen des Bundes, ihre elektronisch unterstützten Verwaltungsabläufe schrittweise barrierefrei zu gestalten, spätestens bis zum 23. Juni 2021. Ausdrücklich genannt sind die Verfahren zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung, also etwa E-Akte und DMS, mit denen die Beschäftigten arbeiten. Wer Barrierefreiheit nur bei der Website prüft, übersieht diesen Teil.

Ergänzend verpflichtet § 16 EGovG die Bundesbehörden, elektronische Kommunikation und elektronische Dokumente barrierefrei zu gestalten.

Maßstab: BITV 2.0 und harmonisierte Normen

Die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) verlangt, dass Angebote wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust sind. Die Anforderungen gelten als erfüllt, wenn die im Amtsblatt der EU genannten harmonisierten Normen eingehalten sind (§ 3 BITV 2.0). In der Praxis ist das die EN 301 549; im Normtext selbst ist sie nicht genannt.

Schon in Planung, Ausschreibung und Beschaffung

Nach § 12a Abs. 3 BGG ist Barrierefreiheit bereits bei Planung, Ausschreibung und Beschaffung zu berücksichtigen. Die Anforderungen gehören deshalb schon in die Ausschreibung einer neuen E-Akte- oder DMS-Software.

Länder und Kommunen

Für Landes- und Kommunalbehörden gelten die Landesgleichstellungsgesetze und weitere Landesgesetze. In Bayern sind die Verfahren der digitalen Aktenführung schrittweise so zu gestalten, dass sie auch von Menschen mit Behinderung grundsätzlich uneingeschränkt genutzt werden können (Art. 33 Abs. 4 BayDiG); eine Frist enthält die Vorschrift nicht. Für die übrigen Länder ist das eigene Landesrecht maßgeblich.

In eVorgang

Maßstab für die Bedienbarkeit von eVorgang ist WCAG 2.2 in der Stufe AA. Das ist eine Vorgabe, kein Prüfnachweis: Ein Prüfbericht, ein BITV-Test oder eine Erklärung zur Barrierefreiheit liegt nicht vor. Laut Handbuch ist alles mit der Tastatur bedienbar, Meldungen werden der Vorlesehilfe (Screenreader) angesagt, Farbe trägt nie allein eine Bedeutung, und die Ansicht lässt sich bis 400 % vergrößern. Mehr dazu im Handbuch: Bedienung ohne Maus und mit Vorlesehilfe.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Muss unsere E-Akte-Software barrierefrei sein, auch wenn sie nur intern genutzt wird?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.