Beschaffungsakte und Vergabeunterlagen aufbewahren: Inhalt, Fristen und Rechnungshofprüfung

Kurz gesagt: In die Beschaffungsakte gehören die fortlaufende Dokumentation des Vergabeverfahrens mit Vergabevermerk und die Unterlagen von der Bedarfsbegründung bis zur Rechnung. Aufzubewahren sind Vergabeunterlagen mindestens drei Jahre ab Zuschlag, oberhalb der EU-Schwellenwerte zusätzlich bis zum Ende der Vertragslaufzeit (§ 8 Abs. 4 VgV). Längere Fristen, zum Beispiel für Kassenunterlagen, bleiben unberührt. Die zehn Jahre aus § 147 AO betreffen eine Behörde nach gängiger Auslegung nur, soweit sie steuerpflichtig handelt, etwa in einem Betrieb gewerblicher Art.

Was in die Beschaffungsakte gehört

Vorgeschrieben ist eine fortlaufende Dokumentation in Textform, unterhalb der EU-Schwellenwerte nach § 6 UVgO, wo sie per Haushaltsrecht eingeführt ist, oberhalb nach § 8 VgV mit Vergabevermerk. In der Praxis gehören hinein: Bedarfsbegründung, Leistungsbeschreibung, Kostenschätzung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Haushaltsmittelbestätigung, Markterkundung oder Vergleichsangebote, Vergabevermerk, Zuschlag oder Bestellung, Lieferschein und Abnahmevermerk, Rechnung mit Feststellungsvermerken, Inventarisierungsnachweis. Die Liste ist keine abschließende Vorschrift.

Wie lange: drei Jahre ab Zuschlag, bei langen Verträgen länger

Oberhalb der EU-Schwellenwerte sind Dokumentation, Vergabevermerk, Angebote und Teilnahmeanträge bis zum Laufzeitende des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens drei Jahre ab Zuschlag; ebenso Kopien der Verträge ab 1 Mio. Euro (Liefer- und Dienstleistungen) bzw. 10 Mio. Euro (Bau). Unterhalb gelten nach UVgO mindestens drei Jahre ab Zuschlag (§ 6 Abs. 2 UVgO). Gesetzliche Fristen sind Mindestfristen; eine längere Frist kann der eigene Fristenkatalog vorsehen.

Haushalts- und Kassenunterlagen haben eigene Fristen: im Bund nach den ABestB-HKR von 2013 zehn Jahre für Bücher und fünf für Kassenanordnungen (ob diese Fassung noch gilt, ist nicht geprüft), für Kommunen in Bayern sechs Jahre für Belege (§ 69 KommHV-Doppik); die übrigen Länder regeln das selbst. § 147 AO (zehn Jahre für Bücher, acht für Buchungsbelege) gilt für steuerrelevante Unterlagen; für die hoheitliche Verwaltung gelten Haushalts- und Archivrecht.

Was der Rechnungshof sehen will

Dem Bundesrechnungshof sind Unterlagen, auch elektronische, in einer von ihm bestimmten Frist vorzulegen (§ 95 BHO); für Länder gelten die Landeshaushaltsordnungen, Kommunen unterliegen der örtlichen und überörtlichen Rechnungsprüfung nach Landesrecht. Je Vertrag sollten auffindbar sein: Vergabevermerk, Vertrag samt Anlagen, Nachträge mit Begründung, Abnahmen, Abrufe und Rechnungen.

In eVorgang

Bei einer Beschaffung ist die Vergabeakte Teil der Vorgangsakte. Die ZIP-Datei aus „Akte als Datei herunterladen“ enthält sie als lesbaren Text und ist entschlüsselt. Akten mit einem Vertrag in Kraft oder gekündigt werden auch nach Fristablauf nicht ausgesondert. Mehr dazu im Handbuch: Die Akte als Datei.

Siehe auch

• Aufbewahrungsfristen für Akten: Was bedeutet zdA, und wie lange, wenn kein Gesetz eine Frist nennt?
• Vergabevermerk und Vergabestatistik: Was muss dokumentiert und ab welchem Wert gemeldet werden?
• Aussonderung: Akten nach Fristablauf vernichten oder dem Archiv anbieten? (BArchG, xdomea)
• Aufbewahrung, Aussonderung und Aktenexport in eVorgang: Wie lange bleibt eine Akte, wer löscht sie?

Quellen

• § 8 VgV Dokumentation und Vergabevermerk
• UVgO § 6 Dokumentation
• Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR)
• Landesarchiv NRW: Handreichung Aufbewahrungsfristen
• GMBl 2013 Nr. 29: Aufbewahrungsbestimmungen für Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens des Bundes (ABestB-HKR)
• § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 95 BHO Auskunftspflicht

Auch gefragt: Welche Unterlagen gehören in eine Beschaffungsakte, und wie lange müssen wir sie aufbewahren? · Gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren aus der Abgabenordnung auch für unsere Behörde? · Welche Unterlagen will der Rechnungshof bei einer Prüfung eines Vertrags sehen?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.