E-Akte-Pflicht: Muss unsere Behörde elektronische Akten führen, und bis wann? (§ 6a EGovG)

Kurz gesagt: Eine einheitliche E-Akte-Pflicht für alle Verwaltungen gibt es nicht. Jede Bundesbehörde soll ihre Akten seit dem 1. Januar 2020 elektronisch führen; die Vorschrift steht heute in § 6a EGovG. Landesbehörden folgen dem E-Government-Gesetz ihres Landes mit eigenen Fristen, und Kommunen sind in den geprüften Ländern Nordrhein-Westfalen, Baden-Württemberg und Bayern nicht zur elektronischen Akte verpflichtet, dürfen sie aber einführen.

Bund: § 6a EGovG und E-Akte Bund

Nach § 6a Satz 1 EGovG sollen die Behörden des Bundes ihre Akten elektronisch führen, auch bundesunmittelbare Körperschaften, Anstalten und Stiftungen. Dabei sind nach dem Stand der Technik die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sicherzustellen.

Die oft genannte „Frist 2020“ ist kein Stichtag für alle, sondern das Inkrafttreten dieser Soll-Pflicht für den Bund am 1. Januar 2020. Bis Juli 2024 stand sie in § 6 EGovG, seit dem OZG-Änderungsgesetz vom 19. Juli 2024 in § 6a; der neue § 6 regelt die Ende-zu-Ende-Digitalisierung. Ältere Unterlagen und § 3 Abs. 4 BArchG nutzen noch die alte Zählung.

Der Basisdienst E-Akte Bund, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Workflow-Komponente, ist im Wirkbetrieb, der Rollout seit Anfang 2025 abgeschlossen; über 120 Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung wurden ausgestattet. Belegt ist der Einsatz nur dort; für Länder oder Kommunen gibt es keinen Nachweis.

Länder und Kommunen

Das EGovG des Bundes gilt für Landes- und Kommunalbehörden nur bei Ausführung von Bundesrecht (§ 1 Abs. 2 EGovG), und § 6a nennt ausdrücklich die Behörden des Bundes. Maßgeblich ist das Landesrecht, zum Beispiel:

In Nordrhein-Westfalen sollen Landesbehörden spätestens ab 1. Januar 2022 elektronisch führen, einzelne Bereiche gestaffelt bis 31. Dezember 2025 (§ 9 Abs. 3 EGovG NRW). Gemeinden sind in diesen Fristen nicht genannt.
In Baden-Württemberg gilt die Pflicht für Landesbehörden ein Jahr nach Bereitstellung der E-Akte BW (§ 6 Abs. 1 EGovG BW); Kommunen können elektronisch führen (Abs. 2).
In Bayern sollen staatliche Behörden ihre Akten digital führen, Landratsämter und sonstige Behörden können es (Art. 33 Abs. 1 BayDiG). Eine Frist nennt die Vorschrift nicht.

Die übrigen 13 Länder sind hier nicht ausgewertet; dort gilt das eigene Landesrecht. Wer in einer Stadtverwaltung, einer Gemeinde oder einem Landkreis die E-Akte einführen will, findet die Vorgaben meist in Dienstanweisungen des eigenen Hauses.

„Soll“ heißt im Regelfall „muss“

Eine Soll-Vorschrift bindet im Regelfall; Abweichungen gibt es nur in atypischen Fällen mit Begründung. § 6a Satz 2 EGovG nennt als Ausnahme die langfristige Unwirtschaftlichkeit. Unabhängig von Papier oder E-Akte gilt auf allen Ebenen die Pflicht zur ordnungsgemäßen Aktenführung aus Art. 20 Abs. 3 und Art. 19 Abs. 4 GG.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Gilt § 6 EGovG auch für uns als Kommune oder Landesbehörde? · Wo steht die E-Akte-Pflicht jetzt: § 6 oder § 6a EGovG? · Was ist die E-Akte Bund, und können Länder oder Kommunen sie nutzen?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.