Aussonderung: Akten nach Fristablauf vernichten oder dem Archiv anbieten? (BArchG, xdomea)

Kurz gesagt: Nicht ohne Weiteres: Akten, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht mehr gebraucht werden, sind vor dem Vernichten oder Schreddern zuerst dem zuständigen Archiv anzubieten, auch alte Verträge. Bundesbehörden bieten dem Bundesarchiv an (§ 5 BArchG) und dürfen erst vernichten, wenn es auf die Übernahme verzichtet hat; Landesbehörden und Kommunen folgen ihrem Landesarchivgesetz. Für Abgabe und Aussonderung elektronischer Akten hat der IT-Planungsrat xdomea verbindlich gemacht, unmittelbar beim Austausch über Bund und Länder hinweg; wer im Bund eine E-Akte einführt, informiert rechtzeitig das Bundesarchiv.

Anbieten vor Vernichten

Stellen des Bundes müssen dem Bundesarchiv alle Unterlagen anbieten, die sie nicht mehr benötigen und nicht nach besonderen Vorschriften weiter aufbewahren dürfen, in der Regel spätestens 30 Jahre nach Entstehung (§ 5 BArchG). Vernichten dürfen sie erst, wenn das Bundesarchiv auf die Übernahme verzichtet hat; in den Bundesministerien braucht es dessen schriftliche Zustimmung (§ 22 Abs. 1 RegR).

Für Landesbehörden gilt Landesrecht: In Nordrhein-Westfalen bieten Landesstellen dem Landesarchiv an, grundsätzlich nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (§ 4 ArchivG NRW). In Bayern bieten staatliche Stellen den staatlichen Archiven an (Art. 6 BayArchivG); nach der Aussonderungsbekanntmachung von 1991 (geändert 2001) dürfen sie vor deren Entscheidung nicht über die Unterlagen verfügen. Kommunen archivieren in beiden Ländern selbst; die übrigen Länder regeln das in ihren Archivgesetzen.

Ablauf: anbieten, bewerten, abgeben, vernichten

Das Bundesarchiv stellt im Einvernehmen mit der Stelle den bleibenden Wert fest. Archivwürdige Unterlagen werden mit Ablieferungsverzeichnis abgegeben, die übrigen dürfen vernichtet werden. Bei elektronischen Unterlagen löscht die Stelle verbliebene Kopien archivwürdiger Unterlagen nach Fristablauf mit Nachweis (§ 5 Abs. 3 BArchG).

xdomea und Information bei einer neuen E-Akte

xdomea ist ein XÖV-Standard, also ein Datenaustauschstandard der öffentlichen Verwaltung, für Austausch und Aussonderung von Akten. Der IT-Planungsrat hat ihn 2017 verbindlich gemacht für Versand, Abgabe, Übermittlung von Aktenplänen und Aussonderung, unmittelbar bei Bund-Länder-übergreifendem Austausch; Version 3.0 gilt spätestens seit 1. Mai 2023.

Bundesbehörden müssen das Bundesarchiv rechtzeitig informieren, wenn sie IT-Systeme zur Führung elektronischer Akten einführen oder wesentlich ändern (§ 3 Abs. 4 BArchG). Die Vorschrift verweist noch auf § 6 EGovG; die E-Akte-Pflicht steht heute in § 6a.

In eVorgang

Nach Fristablauf sondert die Rolle Verwaltung eine Akte endgültig aus; es bleibt nur ein Nachweis. Akten mit einem Vertrag in Kraft oder gekündigt werden nicht ausgesondert. Eine Archivschnittstelle, etwa über xdomea, und PDF/A sind in eVorgang nicht enthalten; der Weg hinaus ist der ZIP-Export der Akte, die Anbietung ist deshalb vorher zu klären. Mehr dazu im Handbuch: Aussonderung.

Siehe auch

• Aufbewahrungsfristen für Akten: Was bedeutet zdA, und wie lange, wenn kein Gesetz eine Frist nennt?
• DSGVO-Löschung trotz Aufbewahrungsfrist: Was tun, wenn jemand die Löschung seiner Daten verlangt?
• E-Akte-Pflicht: Muss unsere Behörde elektronische Akten führen, und bis wann? (§ 6a EGovG)
• Aufbewahrung, Aussonderung und Aktenexport in eVorgang: Wie lange bleibt eine Akte, wer löscht sie?

Quellen

• Bundesarchivgesetz (BArchG) § 5 Anbietung und Abgabe von Unterlagen
• Bundesarchivgesetz (BArchG) § 3
• Bundesarchiv: Merkblatt für die nichtministerielle Bundesverwaltung
• Bayerisches Archivgesetz (BayArchivG) Art. 6
• Bayern: Bekanntmachung über Aussonderung, Anbietung, Übernahme und Vernichtung von Unterlagen
• Bekanntmachung des Standards xdomea Version 3.0 (BAnz AT 08.11.2021 B4)

Auch gefragt: Dürfen wir alte Verträge nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist einfach schreddern? · Was ist xdomea, und brauchen wir das für die Abgabe an das Archiv? · Was müssen wir dem Bundesarchiv melden, wenn wir ein neues DMS einführen?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.