Vergabevermerk und Vergabestatistik: Was muss dokumentiert und ab welchem Wert gemeldet werden?

Kurz gesagt: Ein Vergabeverfahren wird von Beginn an fortlaufend in Textform dokumentiert, oberhalb der EU-Schwellenwerte nach § 8 VgV, unterhalb nach § 6 UVgO; oberhalb kommt für jedes Verfahren ein Vergabevermerk mit festem Mindestinhalt hinzu. Die Vergabedokumentation wird mindestens drei Jahre ab Zuschlag aufbewahrt. An die Vergabestatistik des Statistischen Bundesamts wird oberhalb der Schwellenwerte jeder Auftrag gemeldet, unterhalb seit dem 1. Juli 2026 erst bei Aufträgen über 50.000 Euro netto.

Mindestinhalt des Vergabevermerks

Dokumentiert wird laufend, nicht erst am Ende: § 8 Abs. 1 VgV verlangt Textform für alles, was die Entscheidungen auf jeder Stufe begründet. Der Vergabevermerk nach § 8 Abs. 2 VgV enthält unter anderem:

Auftraggeber, Gegenstand und geschätzter Wert des Auftrags,
berücksichtigte und nicht berücksichtigte Bewerber und Bieter mit Gründen sowie Gründe für die Ablehnung ungewöhnlich niedriger Angebote,
Zuschlagsempfänger und Gründe,
die Rechtfertigung für Verhandlungsverfahren, wettbewerblichen Dialog oder Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb,
Gründe für nicht elektronische Mittel, für eine Gesamtvergabe von Losen und für eine fehlende Gewichtung,
aufgedeckte Interessenkonflikte.

Aufzubewahren ist oberhalb bis zum Ende der Vertragslaufzeit, mindestens drei Jahre ab Zuschlag (§ 8 Abs. 4 VgV). Längere Fristen anderer Vorschriften bleiben unberührt.

Unterhalb der Schwellenwerte und beim Direktauftrag

Auch nach der UVgO, soweit Bund oder Land sie eingeführt haben, ist das Verfahren von Anbeginn fortlaufend in Textform zu dokumentieren und mindestens drei Jahre ab Zuschlag aufzubewahren (§ 6 UVgO). Ein Direktauftrag ist kein Vergabeverfahren im Sinne der UVgO; Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit müssen aber nachvollziehbar bleiben. Einzelne Länder verlangen dafür eine Mindestdokumentation, nach einem Fachbeitrag etwa Bayern für Kommunen; maßgeblich ist das eigene Landesrecht.

Meldung an die Vergabestatistik

Nach der Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) melden öffentliche Auftraggeber oberhalb der EU-Schwellenwerte jeden Auftrag. Unterhalb gilt die Meldepflicht seit dem 1. Juli 2026 erst bei einem Auftragswert über 50.000 Euro netto (vorher 25.000 Euro) und nur, wenn die Vergabe bundes- oder landesrechtlichen Verfahrensvorgaben unterliegt. Gemeldet wird über die Schnittstelle der Vergabeplattform oder ein Onlineformular; wer selbst vergibt, registriert sich einmalig als Berichtsstelle.

In eVorgang

Jeder Schritt der Vergabe steht in der Zeitleiste und im Protokoll des Vorgangs, und im Export der Akte steht die Vergabeakte als lesbarer Text. Einen Vergabevermerk erzeugt eVorgang aber nicht automatisch: Der Beispielsatz „Beschaffung“ enthält eine Vorlage, die Leistung, Wert, Auftragnehmer und Zuschlagssumme aus der Akte füllt; Verfahren, Angebote und Wertung schreibt die Sachbearbeitung selbst. Mehr dazu im Handbuch: Der Beispielsatz für Beschaffungen.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Was muss im Vergabevermerk stehen und wie lange muss ich die Unterlagen aufbewahren? · Ab welchem Auftragswert muss ich die Vergabe an die Vergabestatistik melden?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.