Angebote per E-Mail, Post oder Vergabeplattform: Form, Signatur und Angebotsöffnung

Kurz gesagt: Oberhalb der EU-Schwellenwerte reichen Bieter Angebote und Teilnahmeanträge elektronisch in Textform ein (§ 53 VgV). Unterhalb gilt nach der UVgO, soweit Bund oder Land sie eingeführt haben, dasselbe Prinzip, mit Ausnahmen bis 25.000 Euro netto und bei Beschränkter Ausschreibung und Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb; Papierangebote müssen unterschrieben sein. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) darf die Vergabestelle nur bei erhöhten Sicherheitsanforderungen verlangen. Angebote öffnen oberhalb der Schwellenwerte mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers gemeinsam; für elektronische Angebote entfällt das nach Fachbeiträgen in Verfahren, die ab dem 1. Juli 2026 begonnen haben, wenn technisch sichergestellt ist, dass sie vollständig und unverändert verfügbar bleiben.

Angebote per E-Mail, Post oder Vergabeplattform

Oberhalb der Schwellenwerte kommunizieren Auftraggeber und Unternehmen grundsätzlich elektronisch (§ 97 Abs. 5 GWB, § 9 VgV). Textform nach § 126b BGB heißt: eine lesbare Erklärung mit Nennung des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger, ohne Unterschrift. Der Bund betreibt dafür die e-Vergabe-Plattform des Bundes (evergabe-online.de), Länder und Kommunen nutzen eigene oder gemeinsame.

Unterhalb gibt der Auftraggeber nach der UVgO seit 1. Januar 2020 die ausschließlich elektronische Übermittlung vor (§ 38 Abs. 3 UVgO). Ausnahmen gelten bis 25.000 Euro netto sowie bei Beschränkter Ausschreibung und Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb (§ 38 Abs. 4 UVgO); Angebote auf Papier müssen unterschrieben sein (§ 38 Abs. 8 UVgO). Länder können weitergehen: In Bayern sind in diesen beiden Verfahren Angebote per E-Mail erlaubt. Für die übrigen Länder ist das eigene Landesrecht maßgeblich, für Bauleistungen § 13 VOB/A.

Signatur oder Siegel nur bei erhöhtem Sicherheitsbedarf

Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder ein entsprechendes Siegel darf nur verlangt werden, wenn die Daten erhöhte Sicherheitsanforderungen stellen (§ 53 Abs. 3 VgV, § 38 Abs. 6 UVgO). Eine pauschale Signaturpflicht für alle Angebote ist davon nicht gedeckt.

Angebotsöffnung: zwei Vertreter und die Ausnahme

Nach § 55 Abs. 2 VgV öffnen mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers die Angebote gemeinsam und unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist; Bieter sind nicht anwesend. Seit dem 1. Juli 2026 gilt das nach Fachbeiträgen nicht für elektronische Angebote, sofern technisch sichergestellt ist, dass sie dauerhaft vollständig und unverändert verfügbar sind; maßgeblich ist der amtliche Wortlaut. Die Ausnahme gilt nicht für Verfahren, die vorher begonnen haben (§ 187 Abs. 2 GWB). Funktionstrennung und Mehr-Augen-Prinzip der Korruptionsprävention bleiben unberührt.

In eVorgang

eVorgang nimmt keine Angebote über ein Portal entgegen und kennt keine verschlossene Angebotsöffnung; dafür ist eine Vergabeplattform nötig. Die Sachbearbeitung erfasst eingegangene Angebote von Hand und vergleicht sie in der Akte. Mehr dazu im Handbuch: Beschaffung, Schritt 7: Angebote erfassen.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Darf ich Angebote per E-Mail oder Post annehmen oder muss alles über die Vergabeplattform laufen? · Dürfen wir von Bietern verlangen, dass sie ihr Angebot qualifiziert signieren? · Müssen elektronische Angebote immer von zwei Personen geöffnet werden?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.