Vorabinformation, Wartefrist, Rüge und Nachprüfung: Wann darf der Zuschlag erteilt werden?

Kurz gesagt: Oberhalb der EU-Schwellenwerte darf der Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Vorabinformation an die unterlegenen Bieter geschlossen werden, bei elektronischem Versand oder Fax nach 10 Kalendertagen (§ 134 GWB). Die Wartefrist beginnt am Tag nach der Absendung; auf den Zugang beim Bieter kommt es nicht an. Nach Rüge und Nachprüfungsantrag ist der Zuschlag ab der Information durch die Vergabekammer bis zu ihrer Entscheidung gesperrt (§ 169 GWB). Unterhalb der Schwellenwerte gibt es keine bundesrechtliche Wartefrist, aber Rechtsschutz vor den Zivilgerichten.

Vorabinformation nach § 134 GWB

Das Absageschreiben an die nicht berücksichtigten Bieter geht unverzüglich in Textform hinaus und nennt den Namen des vorgesehenen Zuschlagsempfängers, die Gründe der Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Gezählt werden Kalendertage, nicht Werktage; der Absendetag gehört deshalb in die Akte. Die Pflicht entfällt beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit und seit dem 1. Juli 2026 auch bei Einzelaufträgen aus einer Rahmenvereinbarung oder einem dynamischen Beschaffungssystem (§ 134 Abs. 3 GWB).

Ein Vertrag ohne diese Information oder ohne erforderliche EU-Bekanntmachung (De-facto-Vergabe) ist von Anfang an unwirksam, wenn das im Nachprüfungsverfahren festgestellt wird; geltend zu machen ist das binnen 30 Kalendertagen ab Information über den Vertragsschluss, spätestens nach sechs Monaten (§ 135 GWB).

Rüge und Nachprüfungsverfahren

Oberhalb der Schwellenwerte prüfen Vergabekammern des Bundes und der Länder Vergabeverstöße auf Antrag eines Unternehmens (Nachprüfungsantrag). Vorher muss das Unternehmen erkannte Verstöße binnen 10 Kalendertagen beim Auftraggeber rügen (§ 160 Abs. 3 GWB). Die sofortige Beschwerde zum Oberlandesgericht hat seit dem 1. Juli 2026 keine aufschiebende Wirkung mehr, wenn die Kammer den Antrag abgelehnt hat (§ 173 Abs. 1 GWB). Nach Fachbeiträgen hat das OLG Düsseldorf eine gleichartige Regelung für Beschaffungen der Bundeswehr dem Bundesverfassungsgericht vorgelegt; ob § 173 Abs. 1 GWB Bestand hat, ist offen.

Unterhalb der Schwellenwerte

Nach § 46 UVgO werden Bewerber und Bieter unverzüglich über den Zuschlag unterrichtet, auf Verlangen spätestens 15 Tage nach Antrag über die Gründe. Bieter können in der Regel mit einer einstweiligen Verfügung beim Zivilgericht gegen den Zuschlag vorgehen, nach Fachbeiträgen seit 1. Januar 2026 unabhängig vom Streitwert beim Landgericht. Nach einer nicht aktualisierten Übersicht von 2022 sehen etwa Sachsen und Niedersachsen eine Wartefrist vor; maßgeblich ist das eigene Landesvergaberecht.

In eVorgang

Mails an Bieter gehen über ein Funktionspostfach hinaus und liegen danach in der Akte. Die Startvorlage „Absage an Bieter“ ist eine kurze Absage nach dem Zuschlag und enthält die Angaben nach § 134 GWB nicht; für die Vorabinformation legt die Verwaltung eine eigene Mailvorlage an. Mehr dazu im Handbuch: Post: Mit Vorlage und Dokumenten.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Wie lange muss ich nach dem Absageschreiben an unterlegene Bieter mit dem Zuschlag warten? · Was passiert, wenn ein Bieter rügt oder einen Nachprüfungsantrag stellt?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.