Beschaffung in eVorgang: Vergaberegeln, Wertgrenzen, Freigabe, Zuschlag und Vergabevermerk

Kurz gesagt: Eine Beschaffung (Einkauf, Bestellung) ist in eVorgang ein Vorgang wie jeder andere, in der Startvorlage mit den Phasen „Antrag“, „Prüfung“, „Vergabe“, „Vergeben“ und „Erledigt“; der Abschnitt „Vergabe“ führt die Vergabeakte mit Verfahren, Pflichtunterlagen, Anfragen, Angeboten und Zuschlag. Gesetzliche Schwellenwerte oder Wertgrenzen bringt eVorgang nicht mit: Welches Verfahren ab welchem Auftragswert gilt, legt jede Organisation als Vergaberegel fest, und ohne passende Regel geht keine Beschaffung in die Freigabe.

Vergaberegeln statt eingebauter Wertgrenzen

Je Vergaberegel (Verwaltung → Regeln → Vergaberegeln) stehen Verfahren, „Auftragswert bis“ (netto, leer heißt ohne Obergrenze), Mindestzahl der Angebote verschiedener Bieter und Pflichtunterlagen. Es gilt die Regel mit der kleinsten Obergrenze, die den Wert deckt. Die Zahlen im Handbuch (Direktauftrag bis 1.000 Euro, Preisvergleich mit drei Angeboten bis 25.000 Euro) sind nur ein Beispiel. Der Baustein beschaffung ist ab Werk aus.

Freigabe, Angebote und Zuschlag

Freigeben lässt sich nur, wenn eine Vergaberegel den Auftragswert deckt und alle Pflichtunterlagen bestätigt sind; die Freigabe hält das Verfahren fest. Gilt nach einer Wertänderung ein anderes Verfahren, führt „Erneut prüfen“ zurück in die Prüfung.

Bieter (Lieferanten) kommen aus dem Partnerverzeichnis oder werden frei eingetragen; Angebote erfasst die Sachbearbeitung von Hand und vergleicht sie in der Akte. Eine eVergabe-Plattform mit Bieterportal ist in eVorgang nicht enthalten. Den Zuschlag erteilt man im Abschnitt „Vergabe“, nicht über „Nächster Schritt“. Er geht nur, wenn genug verschiedene Bieter angeboten haben, das Angebot die Obergrenze nicht übersteigt und der Wert noch unter dasselbe Verfahren fällt. Danach ist die Vergabeakte nicht mehr änderbar.

Vergabeakte und Vergabevermerk

Jeder Schritt steht zusätzlich im Protokoll; die Vergabeakte entsteht aber nicht daraus, denn das Protokoll enthält keine Inhalte. Im Export der Akte steht sie als lesbarer Text mit dem Verfahren, das bei Freigabe und Zuschlag galt. Einen Vergabevermerk erzeugt eVorgang nicht automatisch: Der Beispielsatz „Beschaffung“ (Baustein vorlagen) bringt eine Vorlage mit, die Werte der Akte vorfüllt; Verfahren und Angebote sind Pflicht-Freitexte.

Rechtlicher Hintergrund

Unterhalb der EU-Schwellenwerte nennt § 14 UVgO für den Direktauftrag 1.000 Euro netto; Bund, Länder und Kommunen setzen fast überall eigene, höhere Wertgrenzen. Im Bund gilt seit 1. Juli 2026 eine Grenze von 50.000 Euro netto (§ 55 Abs. 2 BHO), nicht für Länder und Kommunen; in Bayern etwa liegt sie für Liefer- und Dienstleistungen bei 100.000 Euro, im Übrigen gilt das eigene Landesrecht. Aufteilen, um dem Vergaberecht zu entgehen, ist verboten (§ 3 Abs. 2 VgV). Zu dokumentieren ist fortlaufend in Textform, unterhalb der EU-Schwellenwerte nach § 6 UVgO, soweit sie gilt, oberhalb nach § 8 VgV mit Vergabevermerk.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Welche Wertgrenzen für Direktauftrag und Ausschreibung bringt eVorgang mit? · Warum lässt sich meine Beschaffung nicht freigeben? · Wird der Vergabevermerk automatisch erstellt?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.