Zeichnung und Gegenzeichnung in eVorgang: Zeichnungsregeln, Ausfertigung und Art der Signatur

Kurz gesagt: Wer ein Schreiben oder einen Vertrag in eVorgang prüft und zeichnet, also elektronisch unterschreibt, legt die Verwaltung in Zeichnungsregeln nach Vorgangsart, Vertragsart und Betrag fest; ohne passende Regel startet keine Zeichnung. Gezeichnet wird genau die PDF-Fassung vom Start, gesichert über ihre Prüfsumme (Hash); danach entsteht die Ausfertigung mit Zeichnungsprotokoll. Jede Zeichnung, intern wie bei der Gegenzeichnung durch Vertragspartner, ist eine einfache elektronische Signatur; eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist in eVorgang nicht enthalten.

Zeichnungsregeln: wer ab welchem Betrag zeichnet

Jede Zeichnungsregel (Verwaltung → Regeln → Zeichnungsregeln) nennt Vorgangsarten, Vertragsarten, einen Betragsbereich und Stufen zur Prüfung oder Zeichnung durch Personen oder Teams. Es gilt die erste passende Regel von oben. Wer eine Zeichnung startet, entscheidet darin keinen Platz (Vier-Augen-Prinzip). Geänderte Regeln wirken nur auf neue Zeichnungen. Die Beispielregeln für Beschaffungen (unter 5.000 Euro, 5.000 bis unter 25.000 Euro, ab 25.000 Euro) muss die Organisation anpassen. Der Baustein signatur ist ab Werk aus.

Den Betrag liest eVorgang aus einem Betragsfeld wie Auftragswert oder Zuschlagssumme. Ist es leer und hat die Verwaltung kein Ersatzfeld eingestellt, lässt sich die Zeichnung nicht starten; über „Angaben bearbeiten“ trägt man den Betrag nach.

Prüfsumme und Ausfertigung

eVorgang hält beim Start die SHA-256-Prüfsumme des PDFs fest; jede Prüfung und Zeichnung gilt dieser Fassung, eine neue lässt sich bis zum Ende des Laufs nicht ablegen. Eine Ablehnung beendet die Zeichnung für alle. Die Ausfertigung entsteht erst, wenn alle Stufen und eingeladenen Externen gezeichnet haben: die gezeichneten Seiten unverändert, dahinter das Zeichnungsprotokoll. Ist eVertrag, das Vertragsmanagement in eVorgang, freigeschaltet, wird daraus ein Vertragsentwurf.

Gegenzeichnung durch Externe ohne Konto

Bis zu drei eingeladene Personen der Vertragspartner zeichnen nach der internen Zeichnung über einen Link per Mail mit: Sie sehen die gezeichnete Fassung mit Prüfsumme und tippen ihren vollständigen Namen ein, auf Wunsch auch einen Code per Mail. Auch das ist nur eine einfache elektronische Signatur, ohne Siegel und qualifizierten Zeitstempel.

Rechtlicher Hintergrund

Nach der eIDAS-Verordnung (EU) darf einer elektronischen Signatur, auch einer einfachen, die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch oder nicht qualifiziert ist (Art. 25 Abs. 1). Verlangt ein Gesetz Schriftform, braucht es in der Regel die eigenhändige Unterschrift (§ 126 BGB) oder, wenn das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt, eine QES (§ 126a BGB). Wer bis zu welchem Betrag zeichnet (Zeichnungsbefugnis), legt in der Regel jede Behörde selbst fest, etwa in Hauptsatzung, Zuständigkeitsordnung oder Dienstanweisung (für Gemeinden in Baden-Württemberg § 44 Abs. 2 GemO BW).

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Wer zeichnet ab welchem Betrag, und wo stelle ich das ein? · Warum lässt sich die Zeichnung nicht starten, obwohl das PDF in der Akte liegt? · Ist die Zeichnung in eVorgang eine qualifizierte elektronische Signatur?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.