eVertrag: Vertragsmanagement in eVorgang mit Vertragsregister, Kündigungsfristen und Vertragsimport

Kurz gesagt: eVertrag, das Vertragsmanagement in eVorgang, führt alle Verträge aus den Akten in einem Vertragsregister mit Vertragsende, Kündigen bis und Zuständigkeit. Ein Vertrag in Kraft bringt diese Fristen in seine Akte, und eVorgang erinnert die zuständige Person rechtzeitig vor dem letzten Kündigungstag, ohne Vertragsart 30 Tage vorher. Ist eine Verlängerung eingetragen und trägt niemand die Kündigung ein, verlängert sich der Vertrag am Tag nach seinem Ende von selbst. Bestandsverträge, etwa aus einer Excel-Liste, übernimmt die Verwaltung als CSV-Datei.

Das Vertragsregister

In der Oberfläche heißt der Teil „Verträge“; der Baustein vertrag ist ab Werk aus und wird je Organisation freigeschaltet. Das Register zeigt die Verträge aus allen Akten, die man sieht, mit Titel, Aktenzeichen, Zustand, Partner, Art, Ende, Kündigen bis und Zuständigkeit, sortiert nach dem, was zuerst zu kündigen ist. Gefiltert wird nach Zustand, Vertragsart und Fälligkeit in 30, 90 oder 180 Tagen, Überfälliges eingeschlossen.

Vom gezeichneten Vertrag zum Eintrag

Jeder Vertrag hängt an einer Akte, höchstens 20 je Vorgang. Ist auch der Baustein signatur freigeschaltet, legt eVorgang aus jeder Ausfertigung einer Zeichnung einen Vertragsentwurf im Zustand „Zu erfassen“ an; sonst wird ein Vertrag von Hand angelegt. Den Vertragspartner wählt man aus dem Partnerverzeichnis, wenn der Baustein partner freigeschaltet ist. Erfasst werden unter anderem Partner, Beginn, Ende (leer heißt unbefristet), Kündigungsfrist, Verlängerung in Monaten, Zuständigkeit und Wert je Jahr. Weitere Zustände sind „In Kraft“, „Gekündigt“ und „Beendet“. Die Gegenzeichnung durch Vertragspartner per Link ist eine einfache elektronische Signatur; eine qualifizierte ist in eVorgang nicht enthalten.

Erinnerung, Verlängerung und Kündigen

„Kündigen bis“ wird aus Ende und Kündigungsfrist berechnet; Fristen prüft eVorgang einmal am Tag. Wer rechtzeitig „Kündigen“ einträgt, verhindert die Verlängerung. „Kündigen“ hält nur fest, dass gekündigt ist; das Kündigungsschreiben entsteht wie jedes andere Schreiben und muss rechtzeitig zugehen. Akten mit einem Vertrag in Kraft oder gekündigt werden nicht ausgesondert.

Vertragsarten, Übernahme und Export

Vertragsarten legt die Verwaltung an, mit einem Erinnerungsvorlauf von 0 bis 365 Tagen und Vorgaben für Kündigungsfrist und Verlängerung. Bestandsverträge übernimmt sie aus einer CSV-Datei mit bis zu 500 Verträgen und 2 MB: Pflicht ist nur die Spalte titel, übernommen wird nach dem Prüfen alles oder nichts. „Als CSV laden“ exportiert die gefilterte Liste für Excel, mit Partnern und Werten im Klartext. Eine Anbindung an die Finanzbuchhaltung ist in eVorgang nicht enthalten.

Rechtlicher Hintergrund

Eine automatische Verlängerung in Anbieter-AGB bindet auch Behörden, solange sie nicht unangemessen ist (§§ 307, 310 Abs. 1 BGB), und der letzte Kündigungstag verschiebt sich nicht auf den nächsten Werktag (BGH, III ZR 172/04). Eine Verlängerung, die nicht als Option in den Vergabeunterlagen stand, ist eine Auftragsänderung (oberhalb der EU-Schwellenwerte § 132 GWB, unterhalb § 47 UVgO).

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Erinnert eVorgang rechtzeitig an Kündigungsfristen von Verträgen? · Was passiert, wenn ein Vertrag nicht gekündigt wird? · Können wir unsere bestehende Vertragsliste aus Excel übernehmen?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.