Vertrag per E-Mail oder mit Unterschrift? Formfreiheit, Bürgschaft und Mietvertrag in der Verwaltung

Kurz gesagt: Liefer-, Kauf- und Dienstleistungsverträge der Verwaltung sind in aller Regel privatrechtlich und nach dem BGB formfrei; ein Vertrag kann also auch per E-Mail zustande kommen. Eine Form gilt nur, wo ein Gesetz oder die Vertragsunterlagen sie vorschreiben, etwa beim öffentlich-rechtlichen Vertrag, bei der Bürgschaft, soweit der Bürge nicht etwa eine Bank ist, beim Wohnraummietvertrag über mehr als ein Jahr oder nach Kommunalrecht. Für Büro- und Gewerbemietverträge genügt seit 1. Januar 2025 die Textform.

Grundsatz: Beschaffungsverträge sind formfrei

Im Vergabeverfahren kommt der Vertrag durch den Zuschlag zustande, die Annahme des Angebots. Dass der Zuschlag formfrei ist, ist herrschende Rechtsauffassung; das Vergaberecht selbst schreibt dafür keine Schriftform vor, und in der Praxis wird der Zuschlag in Textform erteilt und dokumentiert. Oberhalb der EU-Schwellenwerte sind die nicht berücksichtigten Bieter vorher in Textform zu informieren; der Vertrag darf erst 15 Kalendertage, bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage danach geschlossen werden (§ 134 GWB). Landesrecht kann die Form regeln: In Bayern genügt für Vergaben der Gemeinden ausdrücklich Textform (Art. 38 Abs. 2 Satz 4 BayGO), für die Berliner Verwaltung sieht Nr. 11.1 AV LHO nach einem Fachbeitrag Textform beim Zuschlag vor. Sonst gilt das eigene Landes- und Kommunalrecht.

Ausnahmen mit gesetzlicher Form

Öffentlich-rechtlicher Vertrag: schriftlich zu schließen, soweit nichts anderes vorgeschrieben ist (§ 57 VwVfG; für Länder und Kommunen das Landes-VwVfG). Den Ersatz durch eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 3a Abs. 2 VwVfG) hält die gängige Auffassung für zulässig.
Mietvertrag: Ein Wohnraummietvertrag über mehr als ein Jahr ohne Schriftform gilt für unbestimmte Zeit, ist also vorzeitig kündbar, nicht unwirksam (§ 550 BGB). Für Büro- und Gewerberäume genügt seit 1. Januar 2025 Textform (§ 578 BGB).

Vertragserfüllungsbürgschaft

Die Bürgschaftserklärung muss schriftlich erteilt werden, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 766 BGB). Ist die Bürgschaft für den Bürgen ein Handelsgeschäft, etwa bei einer Bank, gilt diese Formvorschrift nicht (§ 350 HGB). Dass Vergabestellen meist die Original-Bürgschaftsurkunde verlangen, ist Praxis, keine allgemeine gesetzliche Pflicht für Bankbürgschaften.

Schriftformklauseln

Ist Schriftform nur vereinbart, genügt im Zweifel die telekommunikative Übermittlung, bei einem Vertrag ein Briefwechsel (§ 127 Abs. 2 BGB); Schriftformklauseln der Verwaltung sind damit meist keine gesetzliche Schriftform. Gesetzliche Schriftform ersetzt elektronisch die qualifizierte elektronische Signatur beider Parteien (§ 126a BGB), nicht eine einfache Signatur.

In eVorgang

Nach der internen Zeichnung zeichnen Vertragspartner in eVorgang ohne Konto über einen Link per Mail gegen. Das ist eine einfache elektronische Signatur; eine qualifizierte elektronische Signatur ist in eVorgang nicht enthalten. Für gesetzliche Schriftform braucht es einen anderen Weg. Mehr dazu im Handbuch: Zeichnung: Gegenzeichnung durch Externe.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Können wir einen Liefervertrag per E-Mail abschließen, oder braucht es eine Unterschrift? · Kann eine Vertragserfüllungsbürgschaft elektronisch eingereicht werden? · Reicht für einen Mietvertrag über Büroräume eine E-Mail?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.