Gemeindeverträge unterschreiben: Wer zeichnet, reicht eine E-Mail, braucht es zwei Unterschriften?

Kurz gesagt: Wer Verträge und andere Verpflichtungserklärungen einer Gemeinde unterschreibt, regelt die Gemeindeordnung des Landes: in der Regel die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister oder die Stellvertretung. Ob eine E-Mail (Textform) genügt oder Schriftform und zwei Unterschriften nötig sind, hängt vom Land ab. In Nordrhein-Westfalen reicht seit dem 17. Juli 2025 die Textform, in Bayern gilt Schriftform und für Vergaben die Textform. Geschäfte der laufenden Verwaltung und Erklärungen auf Grund einer Vollmacht sind meist ausgenommen.

Form und Zahl der Unterschriften: vier Länder als Beispiel

Verpflichtungserklärung ist jede Erklärung, die die Gemeinde verpflichten soll, etwa ein Vertrag oder eine Auftragsbestätigung.

Nordrhein-Westfalen: Textform nach § 126b BGB, gezeichnet von der Bürgermeisterin, dem Bürgermeister oder der zur Vertretung im Amt bestellten Person (§ 64 Abs. 1 GO NRW, seit 17. Juli 2025; vorher Schriftform und zwei Unterschriften).
Bayern: Schriftform, unterzeichnet von der ersten Bürgermeisterin oder dem ersten Bürgermeister oder der Stellvertretung mit Amtsbezeichnung; bei der Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen genügt die Textform (Art. 38 Abs. 2 BayGO).
Baden-Württemberg: Schriftform oder elektronische Form mit dauerhaft überprüfbarer Signatur (§ 54 GemO nach einer nichtamtlichen Sammlung; ob sie qualifiziert sein muss, zeigt der amtliche Text). Es zeichnet die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister, im Vertretungsfall die Stellvertretung, ein vertretungsberechtigter Beigeordneter oder, als gesetzliches Vier-Augen-Prinzip, zwei vertretungsberechtigte Gemeindebedienstete.
Hessen: Nach einer Fachquelle (Gesetzestext nicht geprüft) verlangt § 71 HGO Schriftform oder qualifizierte elektronische Signatur und zwei Unterschriften: Bürgermeisterin oder Bürgermeister (oder die allgemeine Vertretung) und ein weiteres Mitglied des Gemeindevorstands.

In den übrigen Ländern gilt die eigene Gemeindeordnung, auch für Städte. Ein Formverstoß kann die Wirksamkeit der Verpflichtung gefährden.

Ausnahmen: laufende Verwaltung und Vollmacht

In NRW und Baden-Württemberg gelten die Formvorschriften nicht für Geschäfte der laufenden Verwaltung (NRW: soweit geldlich nicht von erheblicher Bedeutung) und nicht für Erklärungen auf Grund einer formgerecht erteilten Vollmacht; Hessen nimmt nach der Fachquelle laufende Geschäfte von nicht erheblicher Bedeutung aus. Bayern nimmt ständig wiederkehrende Geschäfte des täglichen Lebens von finanziell unerheblicher Bedeutung aus; mit formgerechter Vollmacht zeichnen dort auch Gemeindebedienstete.

In eVorgang

Wer einen Vertrag prüft und zeichnet, legt die Rolle Verwaltung in Zeichnungsregeln nach Vorgangsart, Vertragsart und Betrag fest, mit den eigenen Grenzen des Hauses. Mit Vier-Augen-Prinzip entscheidet nicht mit, wer die Zeichnung startet. Die Zeichnung ist eine einfache elektronische Signatur und ersetzt keine Schriftform; eine qualifizierte elektronische Signatur ist in eVorgang nicht enthalten. Mehr dazu im Handbuch: Zeichnungsregeln.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Wer muss in unserer Gemeinde Verträge unterschreiben, und brauchen wir zwei Unterschriften? · Reicht bei einer Gemeinde eine E-Mail als Auftragsbestätigung, oder muss der Bürgermeister unterschreiben?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.