Schriftform, Textform, QES: Wann reicht eine E-Mail, wann braucht es eine qualifizierte Signatur?

Kurz gesagt: Eine E-Mail oder ein PDF reicht, wo das Recht keine Form vorschreibt oder Textform genügt. Verlangt ein Gesetz Schriftform, braucht es die eigenhändige Unterschrift (Originalunterschrift) oder als elektronischen Ersatz eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), bei Verträgen von beiden Parteien. Eine eingescannte, auf dem Tablet geleistete oder sonst nur digitale Unterschrift ohne QES erfüllt die Schriftform nicht. Das gilt auch für Verträge der Verwaltung.

Formfrei, Textform, Schriftform

Rechtsgeschäfte sind formfrei, soweit kein Gesetz eine Form anordnet. Das BGB unterscheidet:

• Textform (§ 126b BGB): eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine Unterschrift ist nicht nötig; E-Mail, PDF oder Fax genügen in der Regel.
• Schriftform (§ 126 BGB): Die Urkunde wird eigenhändig unterschrieben. Bei Verträgen unterzeichnen beide Parteien dieselbe Urkunde; bei gleichlautenden Urkunden genügt es, dass jede die für die andere bestimmte unterzeichnet.
• Elektronische Form (§ 126a BGB): Sie kann die Schriftform ersetzen, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt (§ 126 Abs. 3 BGB).

Elektronische Form nur mit QES

Für die elektronische Form fügt der Aussteller seinen Namen hinzu und versieht das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur; bei einem Vertrag signiert jede Partei ein gleichlautendes Dokument (§ 126a BGB). Die QES hat EU-weit die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Art. 25 Abs. 2 der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014). Ganz ausgeschlossen ist die elektronische Form etwa bei der Bürgschaftserklärung (§ 766 Satz 2 BGB) und der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB).

Eingescannte Unterschrift und Schriftformklauseln

Ein getippter Name unter einer E-Mail oder eine eingefügte Unterschriftsgrafik gilt nach gängiger Auslegung als einfache elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10 eIDAS). Sie genügt bei Formfreiheit und Textform, nicht aber für die Schriftform; das gilt nach § 126a BGB auch für eine fortgeschrittene Signatur.

Eine Klausel wie „Änderungen bedürfen der Schriftform“ ist vereinbarte Form: Im Zweifel genügen telekommunikative Übermittlung und bei Verträgen ein Briefwechsel (§ 127 Abs. 2 BGB). Ist erkennbar etwas anderes gewollt, etwa „eigenhändig unterschrieben“, gilt das Vereinbarte.

In eVorgang

Jede Zeichnung in eVorgang ist eine einfache elektronische Signatur, auch die Gegenzeichnung durch Vertragspartner per Link. Eine qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signatur ist in eVorgang nicht enthalten. Für gesetzliche Schriftform braucht es einen anderen Weg. Mehr dazu im Handbuch: Zeichnung: Was die Person außerhalb sieht.

Siehe auch

• Elektronische Signatur und Siegel: die Stufen nach eIDAS und wann die Behörde siegelt
• Vertrag per E-Mail oder mit Unterschrift? Formfreiheit, Bürgschaft und Mietvertrag in der Verwaltung
• E-Rechnung an Behörden: Pflicht für Lieferanten, Leitweg-ID, OZG-RE und XRechnung
• Zeichnung und Gegenzeichnung in eVorgang: Zeichnungsregeln, Ausfertigung und Art der Signatur

Quellen

• § 126 BGB Schriftform
• § 126a BGB Elektronische Form
• § 126b BGB Textform
• § 127 BGB Vereinbarte Form
• Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), konsolidierte Fassung
• Art. 25 eIDAS, Rechtswirkung elektronischer Signaturen

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.