Zeichnungsbefugnis und Wertgrenzen: Wer darf unterschreiben, wer eine Bestellung freigeben?

Kurz gesagt: In der Regel zeichnet, wer ein Schreiben bearbeitet hat, selbst, also auch die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter. Die Referatsleitung oder andere Vorgesetzte zeichnen nur, wo Vorschriften, die Bedeutung der Sache oder ein Zeichnungsvorbehalt (ein Vorbehalt der Leitung für bestimmte Sachen) es verlangen. Bis zu welchem Betrag jemand eine Bestellung freigeben oder unterschreiben darf (Wertgrenze), regelt, soweit ersichtlich, kein bundesweites Gesetz. Maßgeblich sind Hauptsatzung, Zuständigkeitsordnung, Geschäftsordnung oder Dienstanweisung der eigenen Behörde.

Grundsatz: Wer bearbeitet, zeichnet selbst

In den Bundesministerien zeichnen Beschäftigte die von ihnen verfassten Schriftstücke grundsätzlich selbst (§ 17 Abs. 1 GGO). Vorgesetzte zeichnen nur, wenn Vorschriften es vorsehen, die Bedeutung der Sache es erfordert oder sie sich die Zeichnung vorbehalten haben. Einzelheiten regeln ergänzende Geschäftsordnungen der Ressorts.

Die Länder regeln das Zeichnungsrecht ähnlich, etwa:

In Berlin zeichnet grundsätzlich die bearbeitende Dienstkraft (§ 53 Abs. 1 GGO I); Zeichnungsvorbehalte stehen in § 54 GGO I.
In den Brandenburger Ministerien zeichnet die Bearbeitung selbst, soweit die Schlusszeichnung nicht vorbehalten ist (§ 11 Abs. 1 GGO).
In Bayern regelt jede staatliche Behörde die Unterschriftsbefugnis selbst; Sachbearbeitende sollen sie in der Regel dort haben, wo sie zu einem abschließenden Ergebnis kommen (§ 23 AGO).

Für andere Länder und Kommunen gilt die eigene Ordnung.

Wertgrenzen stehen in der eigenen Ordnung

Bundesweit einheitliche Wertgrenzen gibt es, soweit ersichtlich, nicht; wer bis zu welchem Betrag entscheidet, legt die eigene Ordnung fest. Für Gemeinden in Baden-Württemberg etwa regelt die Hauptsatzung, welche Aufgaben dem Bürgermeister dauerhaft übertragen sind (§ 44 Abs. 2 GemO BW). Gestufte Zeichnungsordnungen mit Betragsgrenzen sind verbreitete Verwaltungspraxis, keine Rechtsnorm, und von Behörde zu Behörde verschieden. Werte aus Musterordnungen oder anderen Häusern binden nicht.

Vier-Augen-Prinzip und Haushalt

Im Bund verlangt die Richtlinie zur Korruptionsprävention vom 30. Juli 2004 vor allem in besonders korruptionsgefährdeten Arbeitsgebieten das Mehr-Augen-Prinzip (Nr. 3.1); Länder und Kommunen haben eigene Regeln. Der Beauftragte für den Haushalt ist an allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung zu beteiligen (§ 9 BHO; in den Ländern die Landeshaushaltsordnungen), oft durch Mitzeichnung.

In eVorgang

Wer prüft und zeichnet, legt die Verwaltung in Zeichnungsregeln nach Vorgangsart, Vertragsart und Betrag fest; ohne passende Regel wird nicht gezeichnet. Ist das „Vier-Augen-Prinzip“ eingeschaltet, entscheidet, wer eine Zeichnung startet, keinen ihrer Plätze. eVorgang kennt keine gesetzlichen Wertgrenzen: Die Grenzen der „Beispielregeln für Beschaffungen“ (5.000 und 25.000 Euro) sind Beispiele, die jede Organisation anpassen muss. Mehr dazu im Handbuch: Zeichnungsregeln.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Darf ich als Sachbearbeiterin ein Schreiben selbst unterschreiben, oder muss die Referatsleitung zeichnen? · Bis zu welchem Betrag darf ich eine Bestellung selbst freigeben?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.