Schriftform im Verwaltungsverfahren: Bescheid ohne Unterschrift, E-Mail ab 2027 und Ende von De-Mail

Kurz gesagt: Ein Bescheid braucht keine eigenhändige Unterschrift: Nach § 37 Abs. 3 VwVfG des Bundes und den gleichlautenden Landesgesetzen genügt die Namenswiedergabe ("gez. Name"), bei Bescheiden aus automatischen Einrichtungen dürfen Unterschrift und Name fehlen. Ist für einen Antrag oder Widerspruch die Schriftform angeordnet, genügt eine einfache E-Mail heute nicht; nötig ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein anderer Weg nach § 3a VwVfG des Bundes oder des Landes, etwa ein Online-Formular mit Online-Ausweis. Ab dem 1. Juli 2027 wahrt nach neuem Bundesrecht auch eine E-Mail in der Regel die Schriftform, aber nur in Verfahren von Bundesbehörden; ob die Länder folgen, ist offen.

Bescheid ohne eigenhändige Unterschrift

Ein schriftlicher oder elektronischer Verwaltungsakt muss die Behörde erkennen lassen und die Unterschrift oder Namenswiedergabe der Behördenleitung, ihrer Vertretung oder einer beauftragten Person tragen (§ 37 Abs. 3 VwVfG). Bei schriftlichen Bescheiden, die mit automatischen Einrichtungen erlassen werden, also maschinell erstellten Bescheiden, dürfen beide fehlen (§ 37 Abs. 5). Landesbehörden und Kommunen finden gleichlautende Regeln in ihrem Landes-VwVfG, etwa Art. 37 BayVwVfG. Geschäftsordnungen können strenger sein: In Bayern sollen staatliche Behörden Reinschriften grundsätzlich eigenhändig unterschreiben, sonst mit "gez." (§ 24 AGO).

Schriftformersatz heute: § 3a VwVfG

Elektronische Dokumente dürfen an eine Behörde gehen, soweit sie einen Zugang eröffnet hat. Eine angeordnete Schriftform ersetzen bei Bundesbehörden heute aber nur:

ein Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur,
die Abgabe in einem elektronischen Formular der Behörde mit elektronischem Identitätsnachweis (Online-Ausweis),
eine Erklärung aus einem besonderen Anwaltspostfach oder vergleichbaren gesetzlichen Postfach, einem Behördenpostfach oder einem Postfach nach Identifizierung,
bei Bescheiden und anderen Behördendokumenten das qualifizierte elektronische Siegel, das die Behörde als Herkunft ausweist, nicht eine einzelne Person.

De-Mail ist seit dem 10. Juli 2026 aus dem VwVfG des Bundes gestrichen; das De-Mail-Gesetz tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 außer Kraft.

Ab 1. Juli 2027: E-Mail wahrt die Schriftform, nur im Bund

Nach dem Gesetz für den Bürokratierückbau im Bereich des BMI vom 3. Juli 2026 (Wortlaut hier nach der Beschlussempfehlung, BT-Drs. 21/6049) gilt ab dem 1. Juli 2027 ein neuer Abschnitt (§§ 3a bis 3c VwVfG): Ein elektronisches Dokument, auch eine E-Mail, wahrt dann eine angeordnete Schriftform, soweit keine Vorschrift etwas anderes bestimmt, insbesondere die elektronische Form nach § 3b. Nach der Begründung muss die Erklärung lesbar und dauerhaft sein und die erklärende Person erkennen lassen; bei Zweifeln an der Echtheit darf die Behörde einen Identitätsnachweis verlangen.

Das gilt nur für Bundesbehörden. Länder und Kommunen folgen ihrem Landes-VwVfG (etwa Art. 3a BayVwVfG, § 3a VwVfG NRW); ob und wann sie De-Mail streichen und die E-Mail-Regel übernehmen, ist offen. Für Sozial- und Steuerverwaltung gelten Sonderregeln (§ 36a SGB I, § 87a AO).

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Ist ein Bescheid ohne eigenhändige Unterschrift wirksam? · Reicht eine einfache E-Mail als Widerspruch oder Antrag mit Schriftform? · Gilt De-Mail noch als Ersatz für die Schriftform?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.