i. A. und i. V.: Wer zeichnet „Im Auftrag“, wer „In Vertretung“?

Kurz gesagt: Welchen Zeichnungszusatz jemand zur Unterschrift setzt, hängt von der Stellung in der Behörde ab. In den Bundesministerien zeichnet die Leitung ohne Zusatz, wer sie vertritt, zeichnet „In Vertretung“ (i. V.), und alle anderen Zeichnungsberechtigten zeichnen „Im Auftrag“ (i. A.). „Im Auftrag“ ist damit die normale Zeichnungsform unterhalb der Leitung und kein Zeichen geringerer Verantwortung; die Länder regeln es ähnlich, im Detail aber abweichend.

Ohne Zusatz, In Vertretung, Im Auftrag

Im Bund regelt das § 18 Abs. 1 GGO der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien: Die Leitung des Ministeriums zeichnet ohne Zusatz, „In Vertretung“ zeichnen die nach § 6 GGO Vertretungsberechtigten. Vertreten Abteilungsleitungen die Staatssekretärin oder den Staatssekretär, lautet der Zusatz „In Vertretung der Staatssekretärin“ oder „In Vertretung des Staatssekretärs“.

Beispiele aus den Ländern:

• In Berlin zeichnen Senats- und Bezirksamtsmitglieder sowie Behördenleitungen ohne Zusatz, Staatssekretärinnen und Staatssekretäre „In Vertretung“, alle übrigen „Im Auftrag“; wer mit der Wahrnehmung der Geschäfte beauftragt ist, zeichnet „mdWdGb“ (mit der Wahrnehmung der Geschäfte beauftragt, § 55 GGO I).
• In den Brandenburger Ministerien zeichnet die Staatssekretärin oder der Staatssekretär bei Vertretung „In Vertretung“, alle übrigen „Im Auftrag“; innerhalb des Ministeriums gibt es keine Zusätze (§ 11 Abs. 5 GGO).

Für andere Länder und Kommunen gilt die eigene Geschäftsordnung.

Im Auftrag heißt nicht ohne Verantwortung

Wer zeichnet, handelt für die Behörde. Nach § 37 Abs. 3 VwVfG trägt ein Verwaltungsakt die Unterschrift oder Namenswiedergabe des Behördenleiters, seines Vertreters oder seines Beauftragten; die Landes-VwVfG regeln es gleich. Verantwortung trägt auch, wer „Im Auftrag“ zeichnet: In Bayern etwa tragen Sachbearbeitende grundsätzlich die Verantwortung für Inhalt, Verfahren und Form ihrer Entwürfe (§ 23 Abs. 2 AGO).

Gegenüber Vertragspartnern

Im Zivilrecht heißt „i. A.“ nicht automatisch, dass jemand nur als Bote handelt. Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (13.12.2007, 6 AZR 145/07, hier über eine Besprechung zitiert) kennzeichnet der Zusatz oft nur Hierarchieebenen; ob jemand als Vertreter erklärt, ergibt sich aus den Gesamtumständen. Bei gesetzlicher Schriftform muss die Vertretung in der Urkunde zumindest andeutungsweise erkennbar sein. Zweifelt der Empfänger an der Vollmacht, kann er eine einseitige Erklärung nach § 174 BGB unverzüglich zurückweisen.

gez. statt eigenhändiger Unterschrift

Reinschriften werden in der Regel eigenhändig unterschrieben (im Bund § 18 Abs. 2 GGO in der vom BMI veröffentlichten Fassung, in Bayern § 24 Abs. 1 AGO). In Bayern steht der Name in Druckschrift darunter, bei nicht eigenhändiger Unterschrift mit dem Zusatz „gez.“. Für einen Bescheid genügt nach § 37 Abs. 3 VwVfG auch die maschinenschriftliche Namenswiedergabe („gez. Name“), so in der Fassung seit 10. Juli 2026; zum 1. Juli 2027 wird § 37 erneut angepasst.

Siehe auch

• Zeichnungsbefugnis und Wertgrenzen: Wer darf unterschreiben, wer eine Bestellung freigeben?
• Mitzeichnung, Schlusszeichnung und Paraphe: Wer trägt welche Verantwortung?
• Schriftform im Verwaltungsverfahren: Bescheid ohne Unterschrift, E-Mail ab 2027 und Ende von De-Mail

Quellen

• Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO)
• Gemeinsame Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung, Allgemeiner Teil (GGO I)
• Gemeinsame Geschäftsordnung für die Ministerien des Landes Brandenburg (GGO)
• §§ 23 und 24 AGO Bayern
• § 37 VwVfG, Bestimmtheit und Form des Verwaltungsaktes
• Besprechung BAG, Urteil vom 13.12.2007, 6 AZR 145/07

Auch gefragt: Was ist der Unterschied zwischen „i. A.“ und „i. V.“, und wann nutze ich welches? · Genügt „gez.“ statt einer eigenhändigen Unterschrift?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.