Mitzeichnung, Schlusszeichnung und Paraphe: Wer trägt welche Verantwortung?

Kurz gesagt: Nach der Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) und etwa in Berlin, Brandenburg und Bayern übernimmt, wer mitzeichnet, die fachliche Verantwortung für den eigenen Aufgabenbereich, nicht für den ganzen Vorgang. Wer schlusszeichnet, verantwortet etwa in Berlin und Brandenburg Inhalt und Form, die nötigen Beteiligungen und die weitere Behandlung. Die Abzeichnung mit Namenskürzel und Datum (Paraphe) dokumentiert den Geschäftsgang; wo das Gesetz Schriftform verlangt, ersetzt sie nach der Rechtsprechung, soweit hier über eine Besprechung geprüft, keine Unterschrift.

Federführung und Beteiligung

Betrifft ein Vorgang mehrere Organisationseinheiten, beteiligt die federführende Einheit, also die nach dem Geschäftsverteilungsplan überwiegend zuständige, die anderen rechtzeitig; so regelt es im Bund § 15 GGO. Aus dem Vorgang muss hervorgehen, wer ihn bearbeitet, mitgezeichnet und gezeichnet hat (§ 15 Abs. 5 GGO). An Maßnahmen von finanzieller Bedeutung ist der Beauftragte für den Haushalt zu beteiligen (§ 9 BHO; in den Ländern die Landeshaushaltsordnungen), oft durch Mitzeichnung.

Mitzeichnung: Verantwortung für den eigenen Bereich

Im Bund ist die Mitzeichnung auf Vorgänge von Bedeutung beschränkt; sie bedeutet fachliche Verantwortung für den vertretenen Aufgabenbereich (§ 15 Abs. 4 GGO). Ähnlich in den Ländern:

• In Berlin übernehmen Mitzeichnende Verantwortung nur, soweit ihr Arbeitsgebiet berührt ist (§ 56 GGO I).
• In den Brandenburger Ministerien trägt die mitzeichnende Stelle die fachliche Verantwortung für ihren Aufgabenbereich (§ 9 Abs. 3 GGO).
• In Bayern trägt, wer mit- oder abschließend zeichnet, Verantwortung für den Inhalt im eigenen Zuständigkeitsbereich (§ 23 Abs. 2 AGO).

Schlusszeichnung und Paraphe

Wer in Berlin schlusszeichnet, übernimmt die Verantwortung für Zuständigkeit, Form und Inhalt, ordnungsgemäße Ausführung, Beteiligungen und weitere Behandlung (§ 53 Abs. 3 GGO I); Brandenburg regelt das in § 11 Abs. 2 GGO ähnlich. Diese Regeln beschreiben die Verantwortung im Geschäftsgang, nicht die Haftung im Rechtssinn. Für andere Länder und Kommunen gilt die eigene Geschäftsordnung.

Entwürfe werden mit Namenszeichen und Datum abgezeichnet, in Berlin rechts unten (§ 52 GGO I), in Bayern von Verfasser und Mitzeichnenden (§ 24 Abs. 2 AGO). Farbregeln für Sichtvermerke, etwa Grün- und Rotstift in Berlin, unterscheiden sich je nach Bund, Land und Kommune. Eine Paraphe ist als bewusst abgekürztes Namenszeichen keine formgültige Unterschrift; so sieht es die Rechtsprechung, die hier nur über eine Besprechung geprüft ist.

In eVorgang

Zeichnungsregeln legen nach Vorgangsart, Vertragsart und Betrag fest, welche Prüf- und Zeichnungsstufen nacheinander laufen; in einer Stufe entscheiden alle Plätze. Geprüft und gezeichnet wird genau die beim Start eingefrorene Fassung eines PDFs mit ihrer SHA-256-Prüfsumme. Prüfung und Zeichnung stehen im Protokoll und lassen sich nicht zurücknehmen. Mehr dazu im Handbuch: Zeichnung: Prüfen.

Siehe auch

• Zeichnungsbefugnis und Wertgrenzen: Wer darf unterschreiben, wer eine Bestellung freigeben?
• i. A. und i. V.: Wer zeichnet „Im Auftrag“, wer „In Vertretung“?
• Zeichnung und Gegenzeichnung in eVorgang: Zeichnungsregeln, Ausfertigung und Art der Signatur

Quellen

• Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO)
• Gemeinsame Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung, Allgemeiner Teil (GGO I)
• Gemeinsame Geschäftsordnung für die Ministerien des Landes Brandenburg (GGO)
• §§ 23 und 24 AGO Bayern
• § 9 BHO, Beauftragter für den Haushalt
• Rechtslupe: Unterschrift oder Paraphe? (zu BAG 7 ABR 23/24)

Auch gefragt: Wofür übernehme ich Verantwortung, wenn ich mitzeichne? · Was bedeutet Schlusszeichnung, und wer haftet für den Inhalt? · Ist das Namenskürzel (Paraphe) eine Unterschrift?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.