Elektronische Signatur und Siegel: die Stufen nach eIDAS und wann die Behörde siegelt

Kurz gesagt: Die EU-Verordnung eIDAS kennt drei Stufen der elektronischen Signatur: einfach, fortgeschritten und qualifiziert; nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) steht der handschriftlichen Unterschrift gleich. Eine Signatur gehört zu einer Person, das elektronische Siegel ist das Gegenstück für eine Organisation wie die Behörde. Das Siegel belegt Herkunft und Unversehrtheit eines Dokuments, nicht die Erklärung einer Person; bei Bundesbehörden kann das qualifizierte Siegel die Schriftform elektronischer Bescheide ersetzen.

Drei Stufen der Signatur nach eIDAS

EU-weit gilt unmittelbar die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), auch nach eIDAS 2.0 (in Kraft seit 20. Mai 2024) mit drei Stufen:

Einfache elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10): nach gängiger Auslegung etwa ein getippter Name unter einer E-Mail oder eine eingefügte Unterschriftsgrafik. Sie genügt bei Formfreiheit und Textform, nicht für die gesetzliche Schriftform.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (Art. 26): eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt, Änderungen werden erkennbar. Auch sie ersetzt die Schriftform nicht.
Qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 12): eine fortgeschrittene Signatur aus einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit auf Grundlage eines qualifizierten Zertifikats. Sie hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Art. 25 Abs. 2).

Das Signaturgesetz ist seit 29. Juli 2017 außer Kraft; in Deutschland ergänzt das Vertrauensdienstegesetz (VDG) die Verordnung. § 18 Abs. 3 der Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) verweist in der vom BMI veröffentlichten Fassung noch darauf; ob die gültige Fassung angepasst ist, ließ sich nicht belegen. Gemeint ist heute sinngemäß die QES.

Das Siegel: Herkunftsnachweis der Behörde

Für ein qualifiziertes Siegel, etwa das E-Siegel einer Behörde, gilt die Vermutung der Unversehrtheit der Daten und der Richtigkeit ihrer Herkunftsangabe (Art. 35 Abs. 2 eIDAS). Bei Bundesbehörden kann es die Schriftform elektronischer Verwaltungsakte und sonstiger Behördendokumente ersetzen (§ 3a Abs. 3 Nr. 3 VwVfG); Landesbehörden folgen ihrem Landes-VwVfG. Eine QES gehört dagegen immer einer natürlichen Person.

Zeitstempel, Fernsignatur und Anbieter

Ein elektronischer Zeitstempel (Timestamp) belegt, dass Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhanden waren (Art. 3 Nr. 33 eIDAS); eine Unterschrift ersetzt er nicht. Bei der Fernsignatur (auch Remote- oder Cloud-Signatur) verwaltet ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter den Schlüssel statt einer Signaturkarte (Art. 29a eIDAS). Die Anbieter beaufsichtigt in Deutschland die Bundesnetzagentur (§ 2 Abs. 1 VDG).

In eVorgang

eVorgang zeichnet intern wie extern mit einer einfachen elektronischen Signatur nach Art. 3 Nr. 10 eIDAS; was gezeichnet wurde, belegt die Ausfertigung mit Zeichnungsprotokoll und SHA-256-Prüfsumme. Qualifizierte und fortgeschrittene Signatur, elektronisches Siegel und qualifizierter Zeitstempel sind in eVorgang nicht enthalten.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Was ist ein elektronisches Siegel, und wann nutzt die Behörde es statt einer Signatur? · Was unterscheidet einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.