Begriffe der Zeichnung und Signatur von A bis Z

Kurz gesagt: Zeichnen bedeutet in der Verwaltung, für ein Schriftstück Verantwortung zu übernehmen: beim Abzeichnen eines Entwurfs, bei der Mitzeichnung für den eigenen Fachbereich und bei der Schlusszeichnung. Wer zeichnen darf und mit welchem Zusatz (i. A., i. V.), regeln Geschäftsordnungen von Bund, Ländern und Kommunen, kein einheitliches Gesetz. Elektronisch unterscheidet die EU-Verordnung eIDAS einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen; nur die qualifizierte steht der eigenhändigen Unterschrift gleich.

A bis F

Abzeichnung (auch: Sichtvermerk): Namenszeichen mit Datum auf einem Entwurf; in Bayern zeichnen Verfasser und Mitzeichnende so ab, bevor die unterschriftsberechtigte Person abschließend zeichnet (§ 24 Abs. 2 AGO).

Beweiswerterhaltung (auch: Langzeitarchivierung, TR-ESOR): Sichert die Prüfbarkeit signierter Dokumente, wenn Zertifikate ablaufen; die BSI-Richtlinie TR-03125 (TR-ESOR) empfiehlt dafür etwa qualifizierte Zeitstempel, ohne Pflicht.

Einfache elektronische Signatur (auch: einfache Signatur, elektronische Unterschrift): Elektronische Daten, die jemand zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10 eIDAS), nach gängiger Einordnung etwa ein getippter Name oder eine eingescannte Unterschrift im PDF; sie genügt bei Formfreiheit und Textform, nicht für die Schriftform.

Elektronische Form (auch: QES statt Unterschrift): Ersatz der gesetzlichen Schriftform durch Namen und qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB); eine eingescannte Unterschrift genügt nicht.

Elektronischer Zeitstempel (auch: Zeitstempel, Timestamp): Belegt, dass Daten zu einem Zeitpunkt vorhanden waren (Art. 3 Nr. 33 eIDAS); eine Unterschrift ersetzt er nicht.

Elektronisches Siegel (auch: E-Siegel, Behördensiegel): Gegenstück zur Signatur für eine Organisation, belegt Herkunft und Unversehrtheit (Art. 35 eIDAS); bei Bundesbehörden kann das qualifizierte Siegel die Schriftform elektronischer Bescheide ersetzen (§ 3a Abs. 3 Nr. 3 VwVfG), Länder regeln das selbst.

EUDI-Wallet (auch: digitale Brieftasche, EU-Wallet): Digitale Identität nach eIDAS 2.0, die jeder Mitgliedstaat nach gängiger Rechnung bis Ende 2026 bereitstellen muss; sie muss qualifiziertes Signieren ermöglichen.

Fernsignatur (auch: Remote-Signatur, Cloud-Signatur): Der Signaturschlüssel liegt bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter statt auf einer Karte, signiert wird etwa per Smartphone (Art. 29a eIDAS).

Fortgeschrittene elektronische Signatur (auch: FES, AdES): Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt, Änderungen werden erkennbar (Art. 26 eIDAS); die Schriftform ersetzt sie nicht.

G bis P

Gegenzeichnung (auch: Gegenunterschrift, Unterschrift des Vertragspartners): Kein einheitlicher Rechtsbegriff, meist die Unterschrift des Vertragspartners, umgangssprachlich auch die Mitzeichnung im Haus; bei Schriftform unterzeichnen beide Parteien dieselbe oder gleichlautende Urkunden (§ 126 Abs. 2 BGB).

gez. (auch: gezeichnet, Namenswiedergabe): Zusatz zum gedruckten Namen ohne eigenhändige Unterschrift, in Bayern nach § 24 Abs. 1 AGO.

Hashwert (auch: Prüfsumme, digitaler Fingerabdruck): Aus einer Datei berechneter Prüfwert, der sich bei jeder Änderung ändert; er belegt die Unversehrtheit, nicht wer das Dokument erstellt hat.

Im Auftrag (auch: i. A.): Zusatz der Zeichnungsberechtigten unterhalb der Leitung und ihrer Vertretung, im Bund nach § 18 Abs. 1 GGO, in Berlin nach § 55 GGO I; kein Zeichen geringerer Verantwortung.

In Vertretung (auch: i. V.): Zusatz der Vertretung der Leitung, im Bund nach § 18 Abs. 1 GGO; die Leitung selbst zeichnet ohne Zusatz.

Mitzeichnung (auch: Beteiligung, Abstimmung): Beteiligung anderer Einheiten durch die federführende Einheit; wer mitzeichnet, trägt die fachliche Verantwortung für den eigenen Bereich (§ 15 GGO im Bund).

Paraphe (auch: Kürzel, Namenskürzel): Bewusst abgekürztes Namenszeichen, üblich für Ab- und Mitzeichnung; nach der Rechtsprechung (etwa BAG, Beschluss vom 28. Januar 2026, 7 ABR 23/24) keine formgültige Unterschrift, wo das Gesetz Schriftform verlangt.

Q bis Z

Qualifizierte elektronische Signatur (auch: QES, digitale Signatur): Fortgeschrittene Signatur, erstellt mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit auf Grundlage eines qualifizierten Zertifikats (Art. 3 Nr. 12 eIDAS) mit der Rechtswirkung einer handschriftlichen Unterschrift (Art. 25 Abs. 2 eIDAS).

Schlusszeichnung (auch: Endzeichnung): Abschließende Zeichnung; in Berlin trägt sie die Verantwortung für Zuständigkeit, Form, Inhalt und Beteiligungen (§ 53 Abs. 3 GGO I).

Schriftform (auch: nasse Unterschrift, Originalunterschrift): Eigenhändige Namensunterschrift auf der Urkunde, wo ein Gesetz sie vorschreibt (§ 126 BGB); sonst sind Rechtsgeschäfte formfrei.

Textform (auch: E-Mail, PDF): Lesbare Erklärung mit Namen auf einem dauerhaften Datenträger, ohne Unterschrift (§ 126b BGB); verlangt etwa für Angebote in EU-weiten Vergaben (§ 53 Abs. 1 VgV).

Validierung (auch: Signaturprüfung, Prüfprotokoll): Prüfung, ob das Dokument unverändert ist und das Zertifikat zum Signaturzeitpunkt gültig und nicht gesperrt war.

Vertrauensdiensteanbieter (auch: VDA, Trust Service Provider): Erbringt Vertrauensdienste; qualifizierte Anbieter stellen qualifizierte Zertifikate, Signaturen, Siegel und Zeitstempel bereit; in Deutschland beaufsichtigt ihn die Bundesnetzagentur (§ 2 Abs. 1 VDG).

Vier-Augen-Prinzip (auch: Mehr-Augen-Prinzip): Mehrere Beschäftigte wirken an einer Entscheidung mit oder prüfen sie; im Bund verlangt es die Korruptionspräventionsrichtlinie vor allem in gefährdeten Arbeitsgebieten (Nr. 3.1), Länder und Kommunen regeln es selbst.

Wertgrenze (auch: Freigabegrenze, Zeichnungsgrenze): Betrag, bis zu dem eine Stelle entscheidet oder zeichnet; bundesweit einheitliche Grenzen gibt es nicht, sie stehen in der Regel in Hauptsatzung, Geschäftsordnung oder Dienstanweisung.

Zeichnungsbefugnis (auch: Unterschriftsbefugnis, Zeichnungsvorbehalt): Recht zur abschließenden Zeichnung; im Bund zeichnen Beschäftigte grundsätzlich selbst, Vorgesetzte bei Bedeutung oder Vorbehalt (§ 17 GGO); in Bayern regelt jede Behörde die Befugnis selbst (§ 23 AGO).

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Ist eine eingescannte Unterschrift eine qualifizierte elektronische Signatur? · Was unterscheidet i. A. von i. V.? · Ersetzt eine Paraphe die Unterschrift?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.