Begriffe in eVorgang von A bis Z: Akte, Aktenzeichen, Vergaberegel, Zeichnung, Vertragsregister

Kurz gesagt: eVorgang verwendet einige Wörter mit fester Bedeutung. Grundeinheit ist der Vorgang mit seiner Akte und einem festen Aktenzeichen; „Vergabe“, „Zeichnung“ und „Verträge“ hängen als Abschnitte an dieser Akte. Verträge führt das Vertragsregister, im Wiki eVertrag, das Vertragsmanagement in eVorgang; in der Oberfläche heißt es „Verträge“. „Verwaltung“ ist in eVorgang eine Rolle, nicht die Behörde als Ganzes.

A bis F

Akte (auch: Vorgangsakte, E-Akte, Fall): Fasst alles zu einem Vorgang zusammen: Angaben, Fristen und, je nach Baustein, Post, Dokumente, Zeichnung, Verträge und Vergabe. Eine abgeschlossene Akte lässt sich nur noch lesen und exportieren.

Aktenzeichen (auch: AZ): Entsteht beim Anlegen aus Kürzel der Vorgangsart, Jahr und fünfstelliger laufender Nummer, etwa VG-2026-00042. Es ändert sich nie, auch nicht bei einem Wechsel der Vorgangsart.

Assistent (auch: Hilfe zum nächsten Schritt): Zeigt an der Akte den nächsten Schritt mit Erklärung. Er erledigt nichts selbst und ist ein Regelwerk, keine KI.

Ausfertigung (auch: gezeichnete Fassung): Neue Fassung nach der Zeichnung: die gezeichneten Seiten unverändert, dahinter das Zeichnungsprotokoll.

Aussonderung (auch: Löschung nach Aufbewahrungsfrist): Nach Fristablauf löscht die Verwaltung die Akte endgültig; es bleibt nur ein Nachweis ohne Betreff.

Baustein (auch: Modul, Freischaltung): Teil von eVorgang, der je Mandant an- oder abgeschaltet ist, etwa beschaffung, signatur oder vertrag. Abgeschaltet antwortet er mit „nicht erlaubt“; die Daten bleiben.

Betrieb: Rolle des Betreibers von eVorgang, nicht der eigenen Organisation.

Fassung (auch: Version): Eine neue Fassung eines Dokuments ersetzt nichts; alle Fassungen bleiben erhalten.

Freigabe (auch: Freigeben): Geht nur, wenn eine Vergaberegel den Auftragswert deckt und alle Pflichtunterlagen bestätigt sind; sie hält das Verfahren fest.

Funktionspostfach (auch: Sammelpostfach, Gruppenpostfach): Postfach, das eVorgang über Microsoft 365 oder IMAP in festem Takt abruft.

G bis U

Gegenzeichnung durch Externe (auch: externe Unterschrift ohne Konto): Bis zu drei eingeladene Personen zeichnen über einen Link per Mail mit, durch Eintippen ihres Namens; auch das ist eine einfache elektronische Signatur.

Kündigen bis (auch: Kündigungsstichtag): Aus Vertragsende und Kündigungsfrist berechneter Tag, bis zu dem ein Vertrag zu kündigen ist.

Partner (auch: Lieferant, Bieter, Vertragspartner): Eintrag im Partnerverzeichnis; daraus werden Bieter und Vertragspartner gewählt.

Pflichtunterlage: Unterlage, die eine Vergaberegel verlangt und die vor der Freigabe bestätigt sein muss; die Datei liegt unter „Dokumente“.

Phase (auch: Status): Abschnitt im Ablauf eines Vorgangs, bei einer Beschaffung etwa „Antrag“, „Prüfung“, „Vergabe“, „Vergeben“ und „Erledigt“. Jeder Wechsel steht im Protokoll.

Protokoll (auch: Audit-Trail, Prüfpfad): Hash-verkettete Liste der Schritte eines Vorgangs mit Person und Zeit, ohne Inhalte; eine nachträgliche Änderung fällt bei der Prüfung auf.

Prüfsumme (auch: Hash, Prüfwert): SHA-256-Wert einer Datei; gezeichnet wird genau die Fassung mit der beim Start festgehaltenen Prüfsumme.

Übung (auch: Übungsmandant): Eigene Übungsumgebung der Organisation unter eigener Adresse, in der nichts Echtes passiert; Drehbücher führen dort durch eine Übungsakte.

V bis Z

Vergabeakte: Teil der Akte im Abschnitt „Vergabe“, mit Verfahren, Pflichtunterlagen, Anfragen, Angeboten und Zuschlag.

Vergaberegel (auch: Wertgrenze, Verfahren): Von der Organisation selbst festgelegtes Verfahren bis zu einem Auftragswert (netto). eVorgang bringt keine Schwellenwerte mit; ohne Regel keine Freigabe.

Vergabevermerk: In eVorgang eine Mustervorlage oder eine mögliche Pflichtunterlage, kein automatisch erzeugtes Dokument.

Vermerk (auch: Aktenvermerk, Notiz): Unten in der Akte geschriebener Text; Vermerke liegen verschlüsselt und lassen sich weder ändern noch löschen.

Vertragsregister (auch: eVertrag, Vertragsmanagement): Liste aller Verträge aus den Akten, die man sieht, sortiert nach dem, was zuerst zu kündigen ist.

Verwaltung: Rolle und Bereich für die Einrichtung, etwa von Vorgangsarten, Regeln und Postfächern.

Vorgang: Einheit der Bearbeitung mit eigener Akte und eigenem Aktenzeichen; auch eine Beschaffung ist ein Vorgang.

Vorgangsart (auch: Vorgangstyp): Legt Phasen, Übergänge, Felder und Aufbewahrungsfrist fest; die Verwaltung gestaltet sie im Designer, und jedes Veröffentlichen erzeugt eine neue Fassung.

Wächter (auch: Sperre bis zur Zeichnung): Legt je Vorgangsart fest, in welche Phasen ein Vorgang erst nach einer internen Zeichnung darf.

Zeichnung (auch: Unterschrift, Zeichnungslauf): Prüfen und Zeichnen eines PDFs in fester Fassung, Stufe für Stufe nach einer Zeichnungsregel; das Ergebnis ist eine einfache elektronische Signatur.

Zeichnungsregel (auch: Zeichnungsbefugnis, Unterschriftenregelung): Legt nach Vorgangsart, Vertragsart und Betrag fest, wer prüft und zeichnet; ohne passende Regel wird nicht gezeichnet.

Zeitleiste: Teil der Akte, der anders als das Protokoll auch Vermerke, Mails und Dokumente zeigt.

Zuschlag: Geht nur, wenn genug verschiedene Bieter angeboten haben und das Angebot die Obergrenze des Verfahrens nicht übersteigt; danach ist die Vergabeakte nicht mehr änderbar.

Rechtlicher Hintergrund

Nach § 3 der Registraturrichtlinie des Bundes (RegR) ist ein Vorgang Teil einer Akte; das Aktenzeichen besteht nach § 11 Abs. 2 RegR aus dem Aktenplankennzeichen und einer fortlaufenden Nummer; Länder und Kommunen verwenden die Begriffe weitgehend gleich. eVorgang ordnet anders: Jeder Vorgang hat seine eigene Akte, und das Aktenzeichen folgt aus Kürzel, Jahr und Nummer. Die allgemeinen Begriffe erklären die Fachartikel.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Ist der Assistent in eVorgang eine KI? · Heißt das Vertragsregister in der Oberfläche eVertrag? · Was unterscheidet das Protokoll von der Zeitleiste der Akte?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.