Rollen, Teams, Bausteine und Anmeldung in eVorgang: Warum sehe ich einen Vorgang nicht?

Kurz gesagt: Ob Sie einen Vorgang in eVorgang sehen, hängt an Ihrer Rolle, also Ihren Zugriffsrechten, und am Team des Vorgangs. Ein Vorgang mit Team ist nur für dessen Mitglieder, die zuständige Person, wer ihn angelegt hat, und Beteiligte mit Konto sichtbar; wer ihn nicht sehen darf, bekommt die Antwort, dass es ihn nicht gibt. Fehlen Bereiche wie „Verträge“, „Partner“ oder der Abschnitt „Vergabe“, ist der zugehörige Baustein (das Modul) für Ihre Organisation nicht freigeschaltet; das ist kein Fehler Ihres Kontos.

Rollen: Sachbearbeitung, Verwaltung, Betrieb

Die Sachbearbeitung bearbeitet Vorgänge und sieht keine Konten. Die Verwaltung (Administration) richtet eVorgang ein und sieht alle Vorgänge der Organisation; gemeint ist die Rolle mit dem Bereich /verwaltung, nicht die Behörde als Ganzes. Der Betrieb kümmert sich um Technik und Mandanten; diese Rolle hat calhelp. Ein Konto ohne Rolle („Ohne Zugriff“) kann sich anmelden, sieht aber keinen Vorgang. Rollen vergibt die Verwaltung unter Verwaltung → Personen und Zugang → Konten.

Teams steuern, wer einen Vorgang sieht

Ein Vorgang ohne Team ist für alle mit der Rolle Sachbearbeitung sichtbar. Organisationseinheiten wie Referat oder Abteilung steuern keine Sichtbarkeit. Teams und ihre Mitglieder legt die Verwaltung unter Verwaltung → Personen und Zugang → Teams an; das Team eines Vorgangs setzt man in der Akte unter „Zuständig“.

Bausteine: warum Verträge, Partner oder Vergabe fehlen

Was eine Organisation nutzen kann, ist je Baustein freigeschaltet. Ab Werk aus sind partner, beschaffung, beschaffung_ki, vorlagen, signatur, vertrag (eVertrag, das Vertragsmanagement in eVorgang) und assistent. Ein abgeschalteter Baustein fehlt in der Leiste und in der Akte und antwortet auch angemeldeten Konten mit „nicht erlaubt“; die Daten bleiben. Laufen mehrere Organisationen über eine Plattform, schaltet der Betrieb die Bausteine je Mandant, sonst die Verwaltung selbst unter Verwaltung → Organisation → Einstellungen → Freischaltungen.

Mandanten und Anmeldung über das Verzeichnis

Jede Organisation ist ein eigener Mandant mit eigener Adresse, eigenen Konten und eigenen Schlüsseln; andere Organisationen sehen nichts davon. Die Anmeldung über das Verzeichnis der Organisation (Single Sign-on) läuft per OpenID Connect (OIDC), etwa mit Microsoft Entra ID (früher Azure AD), Keycloak oder ADFS, und nur für eingetragene Domains. Bei Entra ID gehört die Verzeichnis-ID in die Adresse, nicht common. Neue Konten entstehen auf Wunsch als „Ohne Zugriff“, bis die Verwaltung eine Rolle vergibt. SAML ist in eVorgang nicht enthalten.

Rechtlicher Hintergrund

Rollen und Teams bilden ab, was Ihr Haus zu Zuständigkeit und Zugriff festlegt. Was für Akteneinsicht und Korruptionsprävention gilt, behandeln die Fachartikel unten.

Siehe auch

• Akteneinsicht in die E-Akte: Wer darf Einsicht nehmen, und wie gewähren wir sie?
• Korruptionsprävention: gefährdete Arbeitsgebiete, Vier-Augen-Prinzip und Rotation nach fünf Jahren
• Was eVorgang nicht kann: keine eVergabe, keine E-Rechnung, keine Texterkennung, keine Store-App
• Übung in eVorgang: mit Drehbüchern üben, ohne echte Akten anzufassen

Quellen

• Handbuch: Zuständigkeit, Team und Betreff
• Handbuch Verwaltung: Konten und Rollen
• Handbuch Verwaltung: Teams
• Handbuch Verwaltung: Anmeldung über Ihr Verzeichnis
• Handbuch Betrieb: Bausteine je Mandant
• Handbuch Betrieb: Mandanten

Auch gefragt: Warum sehe ich einen Vorgang nicht, von dem ich weiß, dass es ihn gibt? · Warum fehlen bei mir Verträge, Partner oder der Abschnitt Vergabe? · Können wir uns mit unserem Microsoft-Konto anmelden, und geht auch SAML?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.