Vertragsstrafe und Gewährleistung: Was gilt bei verspäteter oder mangelhafter Lieferung?

Kurz gesagt: Liefert der Auftragnehmer verspätet, kann die Behörde eine vereinbarte Vertragsstrafe verlangen: Ist die VOL/B Vertragsbestandteil, bis zur Schlusszahlung, sonst nur, wenn sie sich die Strafe bei der Annahme der Leistung vorbehält (§ 341 Abs. 3 BGB). Bei Mängeln bekommt der Auftragnehmer nach § 14 VOL/B zuerst eine angemessene Frist zur Nacherfüllung; erst danach kommen Selbstvornahme, Minderung, Rücktritt und Schadensersatz in Betracht. Ohne andere Vereinbarung verjähren Mängelansprüche beim Kauf von Hardware in zwei Jahren ab Ablieferung, bei Werkleistungen je nach Gegenstand in zwei, drei oder fünf Jahren.

Vertragsstrafe: vorbehalten oder bis zur Schlusszahlung geltend machen

Vertragsstrafen richten sich nach §§ 339 bis 345 BGB; ihre Höhe steht im Vertrag. Die VOL/B ist bei Liefer- und Dienstleistungen von Bund, Ländern und Kommunen in der Regel Vertragsbestandteil, oberhalb der EU-Schwellenwerte nach § 29 Abs. 2 VgV, unterhalb nach § 21 Abs. 2 UVgO. § 11 VOL/B verlangt eine angemessene Obergrenze und lässt die Behörde eine verwirkte Strafe bis zur Schlusszahlung geltend machen. Ohne VOL/B gilt § 341 Abs. 3 BGB: Wer die Leistung annimmt, ohne sich die Strafe vorzubehalten, verliert sie.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte sollen Vertragsstrafen nur für überschrittene Ausführungsfristen vereinbart werden, die erhebliche Nachteile verursachen können, und in angemessenen Grenzen bleiben (§ 21 Abs. 3 UVgO). Die UVgO gilt dort, wo Bund oder Land sie eingeführt haben; für Kommunen ist das Landesrecht maßgeblich.

Mängel: erst Nacherfüllung, dann weitere Rechte

Nach § 14 VOL/B sind Mängel unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Der Auftragnehmer erhält eine angemessene Frist zur Nacherfüllung und wählt zwischen Nachbesserung und Neulieferung. Erst wenn die Frist fruchtlos abläuft, kann die Behörde den Mangel auf Kosten des Auftragnehmers beseitigen lassen, mindern oder zurücktreten und daneben Schadensersatz verlangen. Dieser ist grundsätzlich auf den Schaden am Vertragsgegenstand begrenzt, außer bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Garantie und Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

Wie lange Mängelansprüche gelten

Soweit nichts anderes vereinbart ist, gelten die Fristen des BGB (§ 14 Nr. 3 VOL/B):

Kauf beweglicher Sachen, etwa Hardware: zwei Jahre ab Ablieferung (§ 438 BGB).
Werkvertrag über bewegliche Sachen: zwei Jahre ab Abnahme; Bauwerke: fünf Jahre ab Abnahme (§ 634a BGB).
Sonstige Werke, etwa viele IT-Leistungen: drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden und bekannt geworden ist (§§ 195, 199 BGB).

Unterhalb der EU-Schwellenwerte sind andere Fristen als nach VOL/B nur vorzusehen, wenn die Eigenart der Leistung es erfordert (§ 21 Abs. 4 UVgO). Abnahme- und Ablieferungsdatum gehören in die Akte, sonst lässt sich das Ende der Mängelfrist nicht bestimmen.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Der Auftragnehmer liefert verspätet. Wie machen wir die Vertragsstrafe geltend, ohne den Anspruch zu verlieren? · Wie lange haben wir Mängelansprüche bei gekaufter Hardware und bei einer Softwareanpassung?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.