Abnahme und Wareneingang: Gilt die Benutzung als Abnahme, und ab welchem Wert wird inventarisiert?

Kurz gesagt: Wer ein geliefertes Gerät schon benutzt, hat es in der Regel abgenommen: Ist die VOL/B vereinbart, gilt die Abnahme mit Beginn der Benutzung als erfolgt, soweit nichts anderes vereinbart ist (§ 13 Abs. 2 VOL/B). Für Mängel, die dabei erkannt wurden, haftet der Auftragnehmer dann nur noch, wenn die Behörde sich ihre Rechte vorbehalten hat. Bei der Wareneingangsprüfung wird deshalb die Lieferung mit dem Lieferschein abgeglichen, ein Mangel sofort schriftlich gerügt und die Abnahme mit Datum und Vorbehalt vermerkt. Ab welchem Wert inventarisiert wird, regelt das jeweilige Haushaltsrecht; in Bayern etwa liegt die Grenze bei 800 Euro ohne Umsatzsteuer.

Abnahme nach VOL/B

Bei Liefer- und Dienstleistungen wird die VOL/B in der Regel Vertragsbestandteil, oberhalb der EU-Schwellenwerte nach § 29 Abs. 2 VgV, unterhalb nach § 21 Abs. 2 UVgO. Die Abnahme ist die Erklärung, dass der Vertrag der Hauptsache nach erfüllt ist. Für Werkleistungen gilt § 640 BGB: Schweigt der Besteller auf eine Frist des Unternehmers, ohne mindestens einen Mangel zu nennen, gilt das Werk als abgenommen. Für Bauleistungen gilt die VOB/B.

Mängel rügen und Rechte vorbehalten

Mängel sind unverzüglich schriftlich anzuzeigen (Mängelanzeige oder Mängelrüge, § 14 VOL/B). Der Auftragnehmer bekommt Gelegenheit zur Nacherfüllung in angemessener Frist und wählt zwischen Nachbesserung und Neulieferung. Erst nach fruchtlosem Fristablauf kann die Behörde den Mangel auf seine Kosten beseitigen lassen, mindern oder zurücktreten und daneben Schadensersatz verlangen.

Ohne abweichende Vereinbarung verjähren Mängelansprüche beim Kauf beweglicher Sachen in zwei Jahren ab Ablieferung (§ 438 BGB), beim Werkvertrag über bewegliche Sachen in zwei Jahren ab Abnahme (§ 634a BGB). Abnahme- oder Ablieferungsdatum gehören deshalb in den Vermerk; er ist zugleich Grundlage für die Feststellung „sachlich richtig“.

Inventarisieren

Bewegliche Sachen werden in Bestandsverzeichnissen nachgewiesen. In Bayern (VV zu Art. 73 BayHO) werden Geschäftsbedarf, Verbrauchsmittel, Gegenstände mit einer Lebensdauer bis drei Jahre und geringwertige Gegenstände unter dem Betrag des § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG (derzeit 800 Euro netto) nicht eingetragen; zu den Pflichtangaben gehören dort etwa Standort, Inventarnummer, Zugangstag und Anschaffungskosten. Bestandsverwalter darf dort niemand aus Kasse oder Zahlstelle sein. Im Bund regeln die VV-ReVuS die Rechnungslegung über Vermögen; Kommunen inventarisieren nach ihrem Gemeindehaushaltsrecht. In den übrigen Ländern gilt das eigene Landesrecht.

In eVorgang

Lieferschein, Mängelrüge und Abnahmevermerk lassen sich als Dokumente in der Akte ablegen; eine neue Fassung ersetzt nichts, und das Protokoll hält fest, wann eine Datei hinzukam. Die Frist zur Nacherfüllung lässt sich als Wiedervorlage setzen, die am Erinnerungstag erinnert. Ein Bestandsverzeichnis ist in eVorgang nicht enthalten. Mehr dazu im Handbuch: Fristen und Wiedervorlagen.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Wir benutzen das gelieferte Gerät schon, haben aber einen Mangel bemerkt. Gilt das als Abnahme? · Ab welchem Wert muss ich einen Gegenstand inventarisieren?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.