Begriffe der Beschaffung und des Haushaltsvollzugs von A bis Z

Kurz gesagt: Die Begriffe der Beschaffung und des Haushaltsvollzugs in Behörden beschreiben den Weg vom Bedarf über Mittelbindung und Vergabe bis zur Zahlung. Manche sind Praxisbegriffe ohne gesetzliche Definition, etwa Bedarfsträger, Beschaffungsstelle oder Haushaltsmittelbestätigung. Wertgrenzen und Schwellenwerte sind Nettobeträge ohne Umsatzsteuer, und vieles gilt nur für den Bund; Länder und Kommunen haben eigene Regeln.

A bis D

Abnahme (auch: Leistungsabnahme, Wareneingangsprüfung, Eingangskontrolle): Erklärung, dass der Vertrag der Hauptsache nach erfüllt ist (§ 13 Abs. 2 VOL/B); ist die VOL/B vereinbart, gilt schon die Benutzung als Abnahme, wenn nichts anderes vereinbart ist.

Abruf (auch: Einzelauftrag, Abrufbestellung): Einzelauftrag aus einer Rahmenvereinbarung, nur durch die dort genannten Auftraggeber, ohne wesentliche Änderung der Bedingungen.

Anordnung (auch: Auszahlungsanordnung, Kassenanordnung, Zahlbarmachung): Anweisung, ohne die Kassen und Zahlstellen des Bundes nicht zahlen dürfen (§ 70 BHO); vorher wird die sachliche und rechnerische Richtigkeit festgestellt.

AVV Klima (auch: klimafreundliche Beschaffung): Verwaltungsvorschrift für Beschaffungen der unmittelbaren Bundesverwaltung seit 1. Januar 2022, mit Bedarfsprüfung, Lebenszykluskosten und Negativliste; nicht für Länder und Kommunen.

Beauftragter für den Haushalt (auch: BfdH, Haushaltsbeauftragter): Ist an allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung zu beteiligen (§ 9 BHO); die Länder regeln das entsprechend.

Bedarfsbegründung (auch: Bedarfsanmeldung, Beschaffungsantrag): Unterlage des Bedarfsträgers, die darlegt, was warum gebraucht wird, meist mit Leistungsbeschreibung und Kostenschätzung.

Bedarfsträger (auch: Fachabteilung, anfordernde Stelle): Organisationseinheit, die etwas braucht und den Bedarf beschreibt. Organisationsbegriff, kein Gesetzesbegriff.

Beschaffungsstelle (auch: Vergabestelle, Einkauf): Führt das Vergabeverfahren und erteilt den Zuschlag; im Bund soll sie von der Bedarfsbeschreibung getrennt sein (Korruptionspräventionsrichtlinie Nr. 11.2).

Direktauftrag (auch: Direktvergabe, Handkauf, Kleinbeschaffung): Beschaffung ohne Vergabeverfahren, im Bund seit 1. Juli 2026 bis 50.000 Euro netto (§ 55 Abs. 2 BHO). Länder und Kommunen haben eigene Wertgrenzen.

E bis H

E-Rechnung (auch: XRechnung, ZUGFeRD): Lieferanten des Bundes rechnen seit 27. November 2020 elektronisch ab, außer unter anderem bei Direktaufträgen bis 1.000 Euro (§ 3 ERechV); Eingang über die OZG-RE, Format XRechnung 3.0.

EU-Schwellenwert (auch: Schwellenwert): Netto-Auftragswert, ab dem EU-Vergaberecht gilt; 2026 und 2027 sind es 216.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen und 5.404.000 Euro für Bauaufträge. 140.000 Euro gelten seit 1. Juli 2026 nur für Bundeskanzleramt und Bundesministerien; für Verfahren, die vorher begonnen haben, gilt die alte Abgrenzung.

Festlegung (auch: Mittelbindung, Obligo): Buchung einer eingegangenen Verpflichtung gegen Titel oder Verpflichtungsermächtigung; das Verfahren regeln Bund und Länder selbst, in Nordrhein-Westfalen etwa die VV zu § 79 LHO.

Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit (auch: sachlich richtig, rechnerisch richtig, Feststellungsvermerk): Bestätigung, dass die Leistung geboten war und vertragsgemäß und vollständig erbracht wurde und Betrag und Berechnungen stimmen; geregelt in den Verwaltungsvorschriften zu § 70, etwa in Brandenburg.

Geschätzter Auftragswert (auch: Kostenschätzung): Gesamtwert ohne Umsatzsteuer einschließlich Optionen und Verlängerungen (§ 3 Abs. 1 VgV); er entscheidet über Wertgrenzen und Schwellenwerte.

Haushaltsmittelbestätigung (auch: Mittelbestätigung, Mittelreservierung): Bestätigung vor der Bestellung, dass Mittel im richtigen Titel bereitstehen, meist durch den BfdH. Praxisbegriff, kein Gesetzesbegriff.

I bis R

Inventarisierung (auch: Bestandsverzeichnis, Inventarnummer, GWG): Nachweis beweglicher Sachen in Bestandsverzeichnissen. In Bayern werden Gegenstände unter 800 Euro netto nicht eingetragen; Bund und Kommunen haben eigene Regeln.

Kaufhaus des Bundes (auch: KdB): Einkaufsplattform, über die registrierte Stellen des Bundes aus Rahmenvereinbarungen zentraler Beschaffungsstellen abrufen.

Lebenszykluskosten (auch: LCC, TCO): Kosten über die gesamte Nutzungsdauer, nach der AVV Klima einschließlich der Kosten von Treibhausgasemissionen.

Leitweg-ID (auch: Buyer Reference, Käuferreferenz): Elektronische Adresse des Rechnungsempfängers, die der Auftraggeber vergibt und am besten mit der Bestellung mitteilt.

Rahmenvereinbarung (auch: Rahmenvertrag): Legt die Bedingungen künftiger Einzelaufträge fest, vor allem den Preis; Laufzeit höchstens vier Jahre nach VgV (oberhalb der EU-Schwellenwerte), sechs Jahre nach UVgO (unterhalb), außer in begründeten Sonderfällen.

Rotation (auch: Personalrotation, Verwendungswechsel): In besonders korruptionsgefährdeten Arbeitsgebieten des Bundes in der Regel nach höchstens fünf Jahren; sonst Ausgleichsmaßnahmen.

V bis Z

Verpflichtungsermächtigung (auch: VE, überjährige Bindung): Ermächtigung im Haushaltsplan, Verpflichtungen für künftige Jahre einzugehen (§ 38 BHO), etwa für mehrjährige Wartungsverträge; nicht nötig für laufende Geschäfte.

Vier-Augen-Prinzip (auch: Mehr-Augen-Prinzip, Zwei-Personen-Prinzip): Mehrere Beschäftigte wirken an einer Entscheidung mit oder prüfen sie, im Bund vor allem in korruptionsgefährdeten Arbeitsgebieten.

Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (auch: WU, WiBe): Für alle finanzwirksamen Maßnahmen in angemessener Tiefe (im Bund § 7 Abs. 2 BHO, Länder über § 6 Abs. 2 HGrG); für eine Bürobestellung reicht ein dokumentierter Preisvergleich.

Zahlungsfrist (auch: Zahlungsziel): Für öffentliche Auftraggeber mehr als 30 Tage nach Empfang der Leistung nur, wenn ausdrücklich vereinbart und sachlich gerechtfertigt, mehr als 60 Tage sind unwirksam (§ 271a BGB).

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Ist „Haushaltsmittelbestätigung“ ein Begriff aus dem Gesetz? · Was ist der Unterschied zwischen Festlegung und Verpflichtungsermächtigung? · Gilt die Direktauftragsgrenze von 50.000 Euro auch für Länder und Kommunen?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.