Direktauftrag und Kleinbeschaffung: drei Angebote, Wirtschaftlichkeit und Dokumentation

Kurz gesagt: Ein Direktauftrag (Direktvergabe ohne Vergabeverfahren) ist kein Freibrief: Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gelten, zwischen den beauftragten Unternehmen soll gewechselt werden, und die Entscheidung muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Eine feste Zahl wie „drei Angebote“ schreiben weder das Vergaberecht noch § 55 Abs. 2 BHO vor; ob und wie viele Vergleichsangebote einzuholen sind, regeln Hausregeln, Verwaltungsvorschriften und Landesrecht. Eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung braucht auch die Kleinbeschaffung, nur in angemessener Tiefe: Für eine Bürobestellung genügt ein kurzer, dokumentierter Preis- und Leistungsvergleich.

Was beim Direktauftrag weiter gilt

Im Bund dürfen Leistungen seit 1. Juli 2026 bis 50.000 Euro netto ohne Vergabeverfahren beschafft werden (§ 55 Abs. 2 BHO), unter Beachtung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit; zwischen den beauftragten Unternehmen soll gewechselt werden. Länder und Kommunen haben eigene Wertgrenzen; § 14 UVgO selbst nennt nur 1.000 Euro. Bei eindeutigem grenzüberschreitendem Interesse verlangt die EuGH-Rechtsprechung auch unterhalb der EU-Schwellenwerte ein Mindestmaß an Transparenz. In der unmittelbaren Bundesverwaltung gilt nach Auffassung des Umweltbundesamts auch beim Direktauftrag die AVV Klima.

Die Abfrage beim Wettbewerbsregister ist seit 1. Juli 2026 erst ab 50.000 Euro netto Pflicht (§ 6 WRegG). Nach Fachbeiträgen entfällt sie beim Direktauftrag ganz, weil er kein Vergabeverfahren ist; eine freiwillige Abfrage bleibt möglich.

Vergleichsangebote und Wirtschaftlichkeit

Die angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung gilt für alle finanzwirksamen Maßnahmen (im Bund § 7 Abs. 2 BHO, für die Länder § 6 Abs. 2 HGrG); Aufwand und Tiefe richten sich nach Bedeutung und Volumen. In Nordrhein-Westfalen etwa ist das Ergebnis nach Nr. 2.4.2 der VV zu § 7 LHO zu vermerken und zu den Akten zu nehmen. Bund und andere Länder haben eigene Verwaltungsvorschriften zu § 7.

In Bayern führen staatliche Behörden nach der KorruR (Nr. 7.1.5) Listen über Direktaufträge ab 2.500 Euro ohne Umsatzsteuer; für bayerische Kommunen verlangt die IMBek nach Fachbeiträgen eine Mindestdokumentation zu Bieterwechsel und Sparsamkeit. In den übrigen Ländern ist das eigene Landesrecht maßgeblich.

Was in die Akte gehört

In der Regel: was zu welchem geschätzten Wert beschafft wurde, welche Preise oder Angebote verglichen wurden, warum das gewählte Angebot wirtschaftlich ist und dass zwischen Unternehmen gewechselt wird.

In eVorgang

eVorgang hält fest, welche Unternehmen wann angefragt wurden; eingegangene Angebote erfasst die Sachbearbeitung von Hand mit Nettobetrag und Eingangsdatum und vergleicht sie in der Akte. Einen Vergabevermerk erzeugt eVorgang nicht selbst; es gibt eine Beispielvorlage, deren Angaben zu Verfahren und Angeboten die Bearbeitung ausfüllt. Mehr dazu im Handbuch: Beschaffung, Schritt 7: Angebote erfassen.

Siehe auch

Quellen

Auch gefragt: Muss ich auch beim Direktauftrag Vergleichsangebote einholen und etwas dokumentieren? · Muss ich für einen Direktauftrag drei Angebote einholen? · Brauche ich für eine kleine Beschaffung eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung?

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und die Regeln Ihres Hauses.